Beredskap – dette bør du vite
Beredskap i offentlige og private virksomheter.
Når det uventede skjer er det for sent å planlegge. Ingen kan hindre at kritiske situasjoner oppstår, men med god beredskap kan man begrense skadeomfanget, slik at de involverte ivaretas og at ikke virksomheten kommer svekket ut av situasjonen. Måten du håndterer krisen på er helt avgjørende for hvor hardt den rammer din arbeidsplass. Du må reagere raskt, med riktige tiltak, til rett tid. Håndteringen av krisen er avgjørende for hvordan virksomheten evner å komme tilbake til normalsituasjon.
INNHOLD
- Slik bygger du en beredskapsorganisasjon
- Beredskapsplan
- Beredskapsøvelse gjør mester
- Beredskapsrommet
- Styringssystem for sikkerhet og beredskap
- Beredskapskultur bygges fra toppen
- Avinor har valgt CIM som styringssystem for sikkerhet og beredskap på norske flyplasser
- Sikkerhet og beredskap i offentlig sektor
Slik bygger du en beredskapsorganisasjon
Beredskapsorganisasjonen er bindeleddet mellom skadested og strategisk nivå i virksomheten. Målet er å ta gode beslutninger i en presset situasjon, samt å holde kontakt med myndigheter og eksterne. En av hovedoppgavene for en beredskapsorganisasjon, er å etablere krisestab umiddelbart når det skjer noe.
I denne artikkelen kan du lese mer om hva som kjennetegner en robust beredskapsorganisasjon
Skissen under viser en tenkt krisestab. Tenk gjennom hva du ser etter hos de ulike personene som skal bekle rollene. Personlig egnethet, engasjement og vilje og stressmestring.
Beredskapsplan
Alt beredskapsarbeid bygger på en plan. Uten denne vet vi hverken hvilke trusler som kan ramme oss, eller hvordan vi skal beskytte oss mot dem. Andre sentrale deler av en beredskapsplan går i detalj om offentlige krav og pålegg, organisering av beredskapsarbeidet, varsling og øving.
En god beredskapsplan fordrer grundig arbeid, systematisk og metodisk tilnærming og stram struktur. I denne artikkelen får du noen tips til hvordan du griper an dette arbeidet.
Når du skal skrive selve planen, kan du laste ned vår guide til beredskapsplan, med forslag til kapittelinndeling og struktur.
Beredskapsøvelse gjør mester
Heller 15 minutter øving hver uke enn en stor øvelse i året. Det er de små tiltakene på jevnlig basis som virkelig forbedrer bereskapsferdighetene i organisasjonen. Erfaringen viser at det er den første, initielle delen av krisehåndteringen som oftest svikter når en krise kommer ut av kontroll. Dette kan man enkelt bli god på uten bruk av store ressurser.
På en beredskapsøvelse får man trent og laget et realistisk scenario. Det kan for eksempel starte med at noen ringer inn en trussel, eller at noen varsler om en hendelse.
Hvem som får meldingen, innholdet, om relevant informasjon er formidlet, kontrollspørsmål og formen for videreformidling er viktig for realismen i øvelsen.
Mulighetene for å trå feil er mange. Jevnlig øvelse og gode rutiner kan redusere risikoen for feilinformasjon.
Øvelsene avdekker raskt en rekke praktiske utfordringer. Hvor man skal være, strømuttak til datamaskiner, mat og drikke, skjerming av kritisk informasjon og korrekt tilgangsnivå er eksempler på dette. Slike banale spørsmål vil definere ansvarlige for ulike områder, og hvordan en virkelig hendelse skal takles.
De viktigste beredskapsøvelsene:
- Diskusjonsøvelser
- Demonstrasjonsøvelser
- Ferdighetstrening
- Skrivebordsøvelser («tabletops»)
- Rollespill eller simuleringsøvelser
- Fullskala beredskapsøvelser
Vi har laget en samling med øvelser som dekker disse kategoriene. Du får forslag til scenarier for hver enkelt øvelse, og de kan gjennomføres i alle typer organisasjoner, uten bruk av markører eller eksterne ressurer. Klikk på banneret og last ned den gratis e-boken.
Beredskapsrommet
Under en krise må kriseledelsen skjermes fra resten av organisasjonen og alle eksterne aktører med legitime spørsmål og behov. Et skjermet område innredet med dette for øyet er hverken råflott eller noe som kun forekommer i store organisasjoner. Med god planlegging kan man få til mye med eksisterende arealer og romstruktur.
Et beredskapsrom kan gjerne være et møterom som i det daglige brukes til andre ting. Rommet du styrer krisen fra bør likevel være et sted de man kan jobbe velorganisert og uforstyrret. Alle involverte bør kunne se flere skjermer samtidig, og det bør være mulig å ivareta tilstrekkelig diskresjon og beskytte sensitiv informasjon. Teknisk infrastruktur må også være tilrettelagt for krisehåndtering. Kriseledelsen må kunne skjermes.
Tenk på følgende momenter ved daglig bruk av beredskapsrommet:
- God planlegging, spesifiserte behov og involverte faggrupper i organisasjonen, gjør det mulig å ha et fleksibelt og attraktivt møterom samtidig som man ivaretar sin lovpålagte plikt om å legge til rette for god beredskap.
- Et dedikert rom for krisehåndtering viser også organisasjonen at dette er en viktig for virksomheten og at ledelsen tar det alvorlig.
- Et møterom med audiovisuelle verktøy for krisehåndtering er attraktivt også for kunder, og viser dessuten at virksomheten er grundig og etterrettelig.
- Krisestøtteverktøyet vil kunne brukes i stort omfang, også i forbindelse med kundemøter. Det vil også være lettere å gjennomføre øvelser i krisestøtteverktøyet.
- Månedlig sjekk av beredskapsrommet bør inngå som egen øvelse.
Styringssystem for sikkerhet og beredskap
Store deler av virksomheten involveres ved anskaffelse av styringssystemet, og det er viktig med forankring i toppledelsen. Krisestaben vil være ansvarlig for innføring, og må sikre nødvendige ressurser og støtte i organisasjonen. Selv om kriser heldigvis inntreffer sjelden, er det viktig med eget IT-verktøy for krisehåndtering. Verktøyet skal ikke bare brukes under kriser. Et styringssystem for sikkerhet og beredskap bidrar til at
- risikoanalysene og oppfølgingen av disse er dokumentert
- varslingslister og beredskapsplaner er oppdatert, og at det er tydelig hvem som har ansvaret for oppdateringen og når den er gjort sist
- det er enkelt å utføre effektiv varsling og at utviklingen i en hendelse flyter effektivt
- det er dokumentert hva som er gjennomført av opplæring og trening
- alle øvelser, og læringspunkter fra disse, er dokumentert
- du har oversikt over alle uønskede hendelser og hvordan disse er håndtert
Planlagte aktiviteter med risikopotensial kan også nyttiggjøre seg av et slikt styringssystem. Flytting til nye lokaler, ny installasjon eller infrastruktur er eksempler på dette.
Krisestøttesystemet skal erstatte ringpermer og løse dokumenter. Det beste er likevel å innføre systemet gradvis, og starte med de avdelingene som har størst behov. Dette vil kunne gi god fremdrift og rekruttere stolte tilhengere på en god måte. Det kan også være en ide å søke hjelp i kompetente miljøer. Du kan slippe å gjøre de samme feilene som andre organisasjoner har gjort før deg. Bistand og oppfølging man forhindre at man mister fremdriften en stund ut i prosjektet.
I første omgang holder det med et minimum av funksjonalitet. På den måten vil løsningen oppleves som brukervennlig. Bygg deretter ut med funksjoner i takt med at organisasjonen blir trygg i basisløsningen. Det er også viktig å tenke mer på mennesker enn teknikken. Tankesett må endres, fordi sikkerhet og beredskap angår hele organisasjonen og alle ansatte. Et styringssystem for sikkerhet og beredskap skal brukes og bistå organisasjonen også utenfor en eventuell krise.
Beredskapskultur bygges fra toppen
Som leder må du kunne forstå godt og tydelig hva beredskap er og innebærer. Det er nødvendig og viktig for både forretningen og samfunnsoppdraget. Forventningene er klart formulert i lovverket. Topplederen setter standarden. De ansatte kan ikke bære ansvaret hvis ikke toppsjefen er engasjert.
Kompliserte regelsett er det mye av for bedrifter. Men det er billigere å sette seg inn i hva du skal beskytte, og hvordan man følger loven, enn å la tilfeldighetene og myndighetene overraske deg. Om organisasjonen tar noen grep, klarer man seg bedre i det lange løp:
- Ikke vent, selv om det sjelden passer. Det kan bli dyrt å utsette.
- Få oversikt over hva som skal beskyttes, og hva som er viktig. Hva har vi å tape utover menneskeliv og omdømme?
- Sett deg inn i kravene, og skaff deg oversikt over krav til sikring av de ulike verdiene.
- Søk risikoinformasjon. Bevissthet om verdier, trusler og sårbarhet gir deg en diagnose. Gi medarbeiderne ansvar. Noen ganger kan ekstern hjelp være nyttig.
- Det handler om å forebygge, minimere tap og smerte ved en hendelse. Måling av driftsavbrudd og omdømmetap er med på å bygge god sikkerhetskultur.
- Få bekreftet håndteringsevnen, og ikke vær redd for restrisikoen.
- Tilrettelegg for læring og trening. Hvis man reflekterer over overraskelser andre har blitt utsatt for, er man en lærende organisasjon.
- Ord og uttrykk må være presise og ha samme mening for alle i organisasjonen. Fjern overflødige begreper når dere kommuniserer noe om risiko.
Risikoanalysene skal gi grunnlaget for hva som er akseptabelt nivå for sikkerhet og beredskap. Det er viktig å bruke en felles metodikk i analysearbeidet hvis man skal oppnå et felles og helhetlig risikobilde for virksomheten. Bruk også analysene til å avdekke muligheter. Sørg også for at risikobildet blir en integrert del av virksomhetsstyringen.
Her har vi samlet en rekke artikler om lederens rolle, plikter, og oppgaver som gjelder sikkerhet og beredskap.
Avinor har valgt CIM som styringssystem for sikkerhet og beredskap på norske flyplasser
Avinor et tydelig sikkerhetsmål, om at selskapet ikke skal være involvert i noen luftfartsulykker eller alvorlige personskader. De har valgt CIM sitt sitt styringssystem for sikkerhet og beredskap
Avinor er en betydelig offentlig aktør og sitter på mye informasjon som det er viktig at nødetater, samferdselsdepartementet og Luftfartstilsynet har tilgang til. Det betyr at de, i tillegg til det omfattende nettverket av flyplasser, som alle består av ulike fagmiljøer, må være tilknyttet det offentlige sikkerhets- og beredskapsnettet.
Dette gir et ganske komplekst nett av forbindelser som CIM og de ansatte må kunne håndtere uten at det går på bekostning av sikkerhetselementene. Du kan lese mer om hvordan Avinor bruker CIM i denne artikkelen.