Fichas de Actividades
¿Cómo procedemos? El papel crucial de las listas de acciones adecuadas para la gestión de la continuidad de negocio
Por Marius Røstad, Vice Presidente ENS/CM Solutions
Tarjetas de acción del plan de continuidad de negocio, instrucciones para emergencias, plantillas o modelos para las intervenciones en crisis; no importa cómo se denominen, siempre hacen referencia a un elemento esencial, aunque a menudo olvidado, en la gestión de crisis: los requisitos claros paso a paso para los procedimientos en caso de emergencia.
FACT24 dispone de una función especial para elaborar listas de acciones de manera rápida y sencilla. La llamamos «Fichas de actividades» y en este artículo explicamos qué se debe tener en cuenta al crearlas o revisarlas.
Primeros auxilios para el equipo de gestión de crisis
Las listas de acciones o fichas de actividades son un instrumento importante durante las fases tempranas de una crisis. Permiten a los equipos reaccionar ante una incidencia de forma estructurada con una sucesión lógica de medidas. Se trata, por decirlo de forma práctica, de versiones «animadas» de un plan de gestión de crisis o de contingencia. Independientemente del tipo o de la gravedad de la incidencia, les permite proceder de forma coordinada en las fases tempranas de una crisis. Todas las funciones y departamentos involucrados en la gestión de crisis deben disponer de una ficha de actividad; incluso cuando probablemente sean muy diferentes en términos de contenido, alcance y complejidad.
La pregunta del millón: ¿es preferible que las tarjetas de acciones sean detalladas o genéricas?
Muchos profesionales recomiendan las fichas de actividades genéricas para que sean lo más versátiles posible. Esto supone una ventaja por dos motivos: primero, las fichas de actividades deben actualizarse de forma periódica. Tanto si se han producido cambios en la organización, en la legislación o debido a factores externos, las listas de acciones deben estar actualizadas. Para los equipos de gestión de crisis es claramente más fácil mantener al día una ficha de actividades genérica en lugar de varias listas de acciones especializadas según los roles o funciones. En primer lugar, las listas de acciones genéricas reducen la carga de los especialistas, quienes soportan bastante estrés debido a los cortos plazos de tiempo. En segundo lugar, no complican innecesariamente el proceso.
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Cuestión de estilo: dígalo de forma fácil, breve y precisa
«Sé breve». Esta conocida advertencia que encontrábamos en antiguas cabinas telefónicas también es una buena idea central para las fichas de actividades. Las enumeraciones o secciones breves son mejores que muchas instrucciones. Lo importante es que la información sea breve y precisa. Por ejemplo, «Utilice FACT24 para alertar al equipo de gestión de crisis» es mucho más claro y sencillo de aplicar que «Movilice a la dirección». Lo mismo ocurre con el encabezado de la ficha de actividades. Además, muchos miembros del equipo solo trabajan con las fichas de actividades unas pocas veces al año, durante simulacros o emergencias activas. También debe tenerse esto en cuenta en la preparación, por lo que las fichas de actividades se deben optimizar en este sentido. En caso necesario, la información detallada sobre emergencias debe estar disponible de manera fácil y rápida en el Plan de gestión de crisis o en la documentación complementaria.
Para una respuesta óptima ante emergencias: asignación de tareas flexible
Cada proceso de gestión de crisis debe contemplar las posibilidades para asignar o distribuir tareas. Mientras que inicialmente una ficha de actividades define el primer paso en un incidente determinado, da como resultado tareas adicionales en el transcurso individual de la gestión de crisis. Estas tareas de seguimiento deben registrarse de forma clara y deben ser fáciles de distribuir y monitorizar, tanto para los empleados de oficinas como para los compañeros que se encuentran en la calle. Las soluciones digitales y móviles suponen una ventaja. Aparte, se podrían plantear preguntas fundamentales como «¿Qué se debe hacer si los miembros del equipo están sobrecargados?» o «¿Cómo nos aseguramos de que una tarea se realice por parte del miembro del equipo mejor cualificado?». Manténgase siempre abierto a nuevas posibilidades para distribuir tareas de manera rápida y fácil.
Sus ventajas con FACT24
- operación simple y
intuitiva
- Puede usarse desde
cualquier lugar
- 24/7 siempre
disponible para usted
- operativo en pocos
días
Para la previsión necesaria: definición y seguimiento de los plazos
Con la creciente incorporación de modelos ICS en Europa, cada vez son más las organizaciones que prestan atención al marco temporal en el que deben completarse las tareas. Lo ideal sería que a cada tarea se le asigne un plazo, solo entonces será cuantificable, predecible y previsible. El gestor de crisis responsable puede planificar con antelación y, por ejemplo, obtener una perspectiva de la situación proactiva en 2/6/12/24 horas.
Aviso legal: lo que no pueden hacer las fichas de actividades
Las fichas de actividades bien elaboradas ayudan a reaccionar de la mejor manera posible ante cualquier tipo de crisis. No obstante, no sustituyen una formación completa ni una gestión minuciosa de las competencias. Solo cuando todos los miembros del equipo de gestión de crisis estén familiarizados con sus tareas a través de sesiones de capacitación y formación continua, puede estar seguro de que está bien preparado.
