Comunicación con los medios y en situaciones de crisis
Cuando surge una crisis, la mayoría de los integrantes del equipo de medios y comunicación tiene acceso a muy poca información o a una forma estructurada de responder a las consultas recibidas. La presión ejercida por las agencias de medios externas y la prensa en general puede ser agobiante, ya que esperan actualizaciones periódicas y no se detendrán ante nada para acceder a la última información sobre la organización afectada.
Prepárate para gestionar los medios en cualquier situación de crisis
Cada departamento de la organización debería llevar a cabo un análisis del riesgo para determinar qué incidentes podrían dañar su actividad, en especial, el impacto a la reputación por haber gestionado una situación de manera deficiente. Las estrategias de comunicación son una parte integral de un plan de gestión de crisis y el papel del equipo de medios en los planes, las listas de comprobación y los procedimientos debería reflejarlo.
En la mayoría de los casos, los medios recibirán la información inicial relacionada con el incidente al mismo tiempo que su empresa. Cuando todo se reduce al último detalle, la organización podría disponer de ella con antelación a través de personas que se encuentran sobre el terreno, empleados e integrantes de los servicios de emergencias, y es importante que se combine con procedimientos probados para garantizar una respuesta a los medios coherente y apropiada.
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Puntos que hay que tener en cuenta:
- ¿Se ha incluido al equipo de medios en su plan de gestión de crisis?
- ¿Cómo registras las consultas entrantes de los medios y de otras partes interesadas?
- ¿Cómo responden a ellas los integrantes del equipo de medios?
- ¿Existe una «versión oficial de la empresa» al respecto? ¿El personal tiene acceso a ella?
- ¿El plan de gestión de crisis incluye declaraciones previamente aprobadas?
- ¿Qué periodista o medio de comunicación debería recibir los comunicados de prensa y otro material?
- ¿Estás controlando los canales de las redes sociales?
Gestión proactiva de crisis: De la prevención a las lecciones aprendidas
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Lista de comprobación de comunicaciones durante una crisis
El objetivo de esta lista de comprobación es servir como base para la verificación de la comunicación durante situaciones de crisis. Por ello, se trata de una lista genérica para centrarse en los aspectos y las necesidades más importantes con posibilidad de ampliarse en casos especiales.
¿Cómo podemos informar a los medios de inmediato?
Las soluciones de F24 incluyen herramientas completas que aportan estructura y un enfoque sistemático a la comunicación de crisis. Estas incluyen desde plantillas y bases de datos para declaraciones estándar hasta gestión de contactos detallada para las consultas de los medios, como amplias herramientas colaborativas para coordinar declaraciones y tareas, mensajería masiva de comunicados de prensa y monitorización de las noticias sobre la situación en Twitter.
Documentación técnica de F24: Gestión de la reputación: por qué, cuándo y cómo.
Obtén más información sobre los componentes básicos clave que hay que tener en cuenta durante la gestión de la reputación por parte de dos expertas: la Dr. Sabine Schnabel, fundadora y directora ejecutiva de BSH advisors y la Dr. Stephanie Heinecke, profesora de Ciencias de la Comunicación y decana en la Universidad Fresenius de Ciencias Aplicadas.
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