Checklisten im Krisenmanagement
Die kritische Rolle von guten Checklisten für das Business Continuity Management
Von Marius Røstad, Vice President ENS/CM Solutions
Business Continuity Management Checklisten, Handlungsanweisungen für Notfälle, Vorlagen oder Muster für Kriseninterventionen – so unterschiedlich die Bezeichnungen auch sein mögen, die Rede ist in jedem Fall von einem essenziellen, aber oft vernachlässigten, Element im Krisenmanagement: klare Schritt-für-Schritt Vorgaben zur Vorgehensweise im Notfall.
In FACT24 gibt es daher eine spezielle Funktion, um individuelle Checklisten schnell und einfach zu erstellen. Wir nennen sie Action Cards und in diesem Artikel beleuchten wir, worauf Sie bei ihrer Erstellung oder Überarbeitung achten sollten.
Erste Hilfe für das Krisenmanagementteam
Checklisten oder Action Cards sind ein wichtiges Instrument für die Frühphase einer Krise. Sie befähigen die Teams, strukturiert mit einer logischen Folge von Maßnahmen auf einen Vorfall zu reagieren. Es handelt sich sozusagen um praxisnahe, “lebendige“ Versionen eines Notfall- oder Krisenmanagementplans. Unabhängig von der Art oder Schwere des Vorfalls ermöglichen sie jeweils ein koordiniertes Vorgehen in den frühen Phasen einer Krise. Es sollten daher alle Funktionen und Abteilungen, die am Krisenmanagement beteiligt sind, über eine entsprechende Action Card verfügen – auch wenn sie bezüglich Inhalt, Umfang und Komplexität wahrscheinlich sehr unterschiedlich ausfallen.
Gretchenfrage: Checklisten besser detailliert oder generisch?
Viele Praktiker empfehlen, Action Cards generisch zu halten, damit sie möglichst vielseitig anwendbar sind. Das ist aus zwei Gründen von Vorteil: Erstens müssen Action Cards regelmäßig aktualisiert werden. Ob Veränderungen in der Organisation, in der Gesetzgebung oder bei externen Faktoren, Checklisten im Business Continuity Management müssen stets up-to-date sein. Für Krisenmanagementteams ist es natürlich leichter, eine generische Action Card aktuell zu halten als diverse auf Rollen oder Funktionen spezialisierte Checklisten. Generische Checklisten entlasten also erstens die zeitlich ohnehin schon stark beanspruchten Fachkräfte. Zweitens verkomplizieren sie den Prozess nicht unnötig.
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Stilfrage: Sagen Sie es einfach, kurz und präzise
„Fasse dich kurz“. Diese berühmte Mahnung, die sich in alten Telefonzellen fand, ist auch ein guter Leitgedanke für Action Cards. Bullet-Points oder kurze Abschnitte sind besser als lange Anweisungen. Wichtig sind präzise und klare Angaben. Zum Beispiel ist “Nutzen Sie FACT24, um den Krisenstab zu benachrichtigen” viel klarer und leichter umzusetzen als “Mobilisieren Sie die Führungsebene”. Dasselbe gilt für die Überschrift der Action Card. Zudem arbeiten viele Teammitglieder nur wenige Male im Jahr – bei Übungen oder aktiven Notfällen – mit den Action Cards. Auch das gilt es bei der Vorbereitung zu berücksichtigen und die Action Cards dahingehend zu optimieren. Nötige Detailinformationen sollten bei Bedarf einfach und schnell im Krisenmanagementplan oder in der Begleitdokumentation verfügbar sein.
Für die optimale Krisenresponse: flexible Aufgabenverteilung
Jeder Krisenmanagementprozess sollte die Möglichkeit vorsehen, Aufgaben neu zuzuweisen oder umzuverteilen. Während eine Action Card zunächst erste Schritte für einen bestimmten Vorfall definiert, ergeben sich weitere Aufgaben im jeweils individuellen Verlauf des Krisenhandlings. Diese Folgeaufgaben müssen klar festgehalten werden und sollten leicht zu verteilen und nachzuverfolgen sein – und zwar für Mitarbeiter im Büro ebenso wie für Kolleginnen und Kollegen im Außeneinsatz. Digitale, mobile Lösungen sind hierbei von Vorteil. Darüber hinaus können auch ganz grundlegende Fragen auftauchen wie „Was ist zu tun, wenn Teammitglieder überlastet sind?“ oder „Wie stellen wir sicher, dass eine Aufgabe vom bestqualifizierten Teammitglied ausgeführt wird?“. Halten Sie sich hierfür stets die Möglichkeit offen, Aufgaben schnell und einfach neu zu verteilen.
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Für den nötigen Weitblick: Zeitlimits definieren und nachverfolgen
Mit der zunehmenden Übernahme des ICS-Modells in Europa achten immer mehr Organisationen auf den Zeitrahmen, in dem Aufgaben erledigt werden sollten. Idealerweise ist jeder Aufgabe eine Zeitvorgabe zugewiesen. Erst damit wird sie mess-, plan- und prognostizierbar. Die verantwortlichen Krisenmanager können dann vorausplanen und sich zum Beispiel ein vorausschauendes Lagebild von der Situation in 2/6/12/24 Stunden machen.
Disclaimer: Was Action Cards nicht können
Durchdachte Action Cards helfen, in jeder Art von Krise bestmöglich zu reagieren. Sie ersetzen jedoch weder eine gründliche Ausbildung noch ein sorgfältiges Kompetenzmanagement. Nur wenn alle Mitglieder des Krisenmanagementteams durch Trainings und kontinuierliche Weiterbildung mit ihren Aufgaben vertraut sind, können Sie sicher sein, dass Sie wirklich gut vorbereitet sind.
