¿Ya ha practicado el simulacro de emergencia hoy?
por Eske Ofner, Jefe de ventas de F24 AG
Por qué el entrenamiento es un componente subestimado en la gestión de crisis y cómo prepararlo adecuadamente.
“Nunca se sabe lo que puede pasar”. Difícilmente se podría describir la situación laboral en la gestión de crisis con mayor precisión. Los responsables deben pasar del funcionamiento normal al modo de crisis en segundos. Entonces hay que concentrarse por completo en lo que está sucediendo.
Si bien el equipo de crisis y los servicios de emergencia aún están en proceso de registrar el evento en su totalidad, deben tomar decisiones con un gran nivel de detalle. Pero, precisamente, cuando se supone que el cerebro humano debe tomar decisiones, su tiempo de reacción se ralentiza, como descubrió Cornelis Donders, un fisiólogo holandés en el siglo XIX. Entonces, cada decisión cuesta tiempo. Es aún más importante que los involucrados no tengan que pensar mucho en los procesos centrales o el funcionamiento de la tecnología. Los artistas, los deportistas de alta competición y todos los que tienen que funcionar con solo pulsar un botón en determinadas situaciones lo saben: eso solo se puede lograr con práctica, práctica y más práctica.
La ventaja de practicar con regularidad: la agradable sensación de estar bien preparado
El entrenamiento es una parte esencial de la gestión proactiva de crisis. Independientemente de si se trata de una gran empresa o una pequeña Start-Up, todas las empresas deben practicar la respuesta a posibles escenarios de crisis de forma regular. Porque nada contribuye más a mantener el control en una emergencia que estar bien preparado.
La buena noticia es que hoy en día la gente es cada vez más consciente de la importancia de los simulacros y la formación. Según el Informe sobre Comunicaciones de Emergencia del Business Continuity Institute (BCI), la frecuencia de la formación en las empresas ha aumentado. Más de un tercio de las empresas (36%) realizan formación al menos dos veces al año o más, lo que supone un aumento del 12% respecto al año anterior (24%). Al mismo tiempo, la proporción de empresas que declararon que sus planes de emergencia no se sometían a comprobaciones prácticas periódicas descendió del 4,2% en 2022 al 3,8%.
Las ventajas son obvias. Las empresas solo pueden hacer esto con entrenamiento periódico
- Asegúrese de que los planes se implementen según lo previsto: solo en los escenarios de ejercicios prácticos se hace evidente si en los planes se han tenido en cuenta todos los detalles y si todos los procesos funcionan como se espera en una emergencia. Solo puede actuar con seguridad si puede confiar en que cada medida tendrá el efecto planeado.
- Actuar de forma más rápida y sistemática en situaciones de crisis: con formación continuada, los involucrados interiorizan los procesos y pueden cambiar al modo de “piloto automático” más rápidamente en una emergencia. Así queda más tiempo y energía para aspectos que hacen de cada emergencia un desafío único.
- Actualizar continuamente los planes de emergencia y Continuidad de Negocio: Datos de contacto obsoletos, estructuras de edificios modificadas, nuevo software empresarial: las empresas están en constante movimiento. A través de la formación periódica, no solo se aseguran de que todos los cambios también se tengan en cuenta en los planes de emergencia y Continuidad de Negocio, sino que también aportan periódicamente nuevos conocimientos para la mejora continua de los planes.
Detalles para tener en cuenta, a los que debe prestar atención durante la preparación
No hay dos crisis iguales. No hay dos ejercicios iguales. Como ocurre con las crisis reales, el diablo suele estar en los detalles de los ejercicios de crisis. A partir de nuestra experiencia y tomando como base ejemplos de mejores prácticas de nuestros clientes, le recomendamos que tenga en cuenta lo siguiente al preparar cursos de formación:
• Riesgos y amenazas: Practique aquellos escenarios que se clasifican como escenarios de alto riesgo o aquellos que tienen más probabilidades de ocurrir.
• Planes de emergencia y acción: Asegúrese de que todos los planes estén actualizados e interconectados. Es mejor reflejar digitalmente sus planes de emergencia y las medidas asociadas en su software de gestión de crisis. Así tiene toda la información a su disposición en solo sitio.
• Instalaciones: Idealmente, el equipo de crisis tiene a su disposición una sala con todas las herramientas necesarias. Sin embargo, si algo hemos aprendido de la crisis del coronavirus: El trabajo de los equipos de crisis también debe funcionar digitalmente hoy en día. Por lo tanto, cree las condiciones para que sus equipos puedan comunicarse digitalmente en caso de una crisis, delegar tareas y documentar todas las actividades de manera legal.
• Tecnología: Pruebe todos los sistemas y equipos técnicos necesarios antes del ejercicio. Idealmente, utilice una solución de gestión de crisis que funcione independientemente de su propia TI. Eso ahorra tiempo y nervios.
• Planes de acción: Asegúrese de que todos los planes de acción necesarios para el ejercicio estén actualizados e interrelacionados de manera lógica.
• Plazos: Compruebe no solo si las medidas están funcionando según lo previsto, sino también si se llevan a cabo en el plazo deseado.
• Participantes: Asegúrese de que todas las personas relevantes con las habilidades y competencias adecuadas participen en la formación.
Los ejercicios de crisis realizados de manera correcta y con regularidad requieren una cierta cantidad de tiempo y recursos, pero son una inversión que vale la pena. La empresa en su totalidad y sus partes interesadas se lo agradecerán en la próxima emergencia.
«En F24 siempre hay alguien de contacto que sabe cómo ayudarnos, y nuestros comentarios también influencian la evolución del sistema, lo que es importante para nosotros»
Robin Casper, jefe del cuerpo de bomberos de la planta de H&R de Salzbergen.
Practicar, pero bien: en 10 pasos para un programa de formación individual
Para que sacar el mayor provecho, los programas de formación deben estructurarse sistemáticamente y estar bien planificados. Las recomendaciones de buenas prácticas del BCI proporcionan una buena orientación para establecer un plan de práctica de crisis. Consta de los siguientes 10 pasos:
- Defina un programa de prácticas, objetivos y alcance. No siempre tiene que ser un ejercicio de crisis a gran escala que incluya a todos los departamentos. A menudo es suficiente practicar incluso los aspectos más pequeños en departamentos individuales.
- Revise eventuales ejercicios anteriores por áreas que habían quedado hasta ahora excluidas de la formación. Así se garantiza que todos los departamentos estén bien preparados.
- Discuta con la dirección dónde ven debilidades y qué prioridades les gustaría establecer.
- Revise y evalúe los riesgos y amenazas actuales y diseñe el ejercicio en consecuencia.
- Decida qué tipo de ejercicios deben llevarse a cabo y en qué puntos es necesario concentrarse.
- Establezca un presupuesto para el programa de ejercicios. Un presupuesto pequeño no significa necesariamente peor calidad. Por ejemplo, puede practicar solo un aspecto de un escenario.
- Compruebe la disponibilidad del personal, instalaciones y otros recursos necesarios.
- Cree un plan de ejercicios que incluya los Planes de Continuidad de Negocio con las partes relevantes.
- Obtenga la aprobación del plan por parte de la alta dirección.
- Identifique las necesidades de formación de los participantes del ejercicio o planificadores e incorpórelas al programa de ejercicios.
