Heute schon den Notfall geübt?
Von Eske Ofner, Head of Sales bei der F24 AG
Warum Trainings eine unterschätzte Komponente im Krisenmanagement sind und wie man sie richtig vorbereitet.
„Man weiß nie, was kommt“. Treffender könnte man die Arbeitssituation im Krisenmanagement kaum beschreiben. Innerhalb von Sekunden müssen die Verantwortlichen von Normalbetrieb auf Krisenmodus umschalten. Dann heißt es volle Konzentration auf das Geschehen.
Noch während Krisenstab und Einsatzkräfte dabei sind, das Ereignis in seiner Gesamtheit zu erfassen, müssen sie bereits Entscheidungen auf Detailebene treffen. Aber ausgerechnet dann, wenn das menschliche Gehirn Entscheidungen treffen soll, verlangsamt sich seine Reaktionszeit, wie Cornelis Donders, ein niederländischer Physiologe schon im 19. Jahrhunderts herausfand. Jede einzelne Entscheidung kostet also Zeit. Umso wichtiger ist es, dass die Beteiligten nicht lange über zentrale Abläufe oder die Bedienung der Technik nachdenken müssen. Künstler, Leistungssportler und alle, die in bestimmten Situationen auf Knopfdruck funktionieren müssen, wissen: Das gelingt nur durch üben, üben, üben.
Der Vorteil regelmäßiger Übungen: Das gute Gefühl, gut vorbereitet zu sein.
Trainings sind ein wesentlicher Bestandteil des proaktiven Krisenmanagements. Egal ob großer Konzern oder kleines Start-Up, jedes Unternehmen sollte die Response auf potenzielle Krisenszenarien regelmäßig üben. Denn nichts trägt mehr dazu bei, im Notfall die Kontrolle zu behalten, als gut vorbereitet zu sein.
Die gute Nachricht ist: Das Bewusstsein für die Wichtigkeit von Trainings und Schulungen steigt. Laut dem Emergency Communications Report des Business Continuity Institute (BCI) erhöhte sich vor allem die Häufigkeit von Trainings in Unternehmen. So führte mehr als ein Drittel der Unternehmen (36%) nun zweimal im Jahr oder öfter Schulungen durch, was einen Anstieg von mehr als 10 Prozentpunkten im Vergleich zum Vorjahr (24%) darstellt. Gleichzeitig sank der Anteil der Unternehmen, die angaben ihre Notfallpläne keinen regelmäßigen Praxischecks zu unterziehen von 4,2% im Jahr 2022 auf 3,8%.
Dabei liegen die Vorteile auf der Hand. Nur durch regelmäßiges Training können Unternehmen
- Sicherstellen, dass die Pläne wie angedacht umgesetzt werden: Erst in praktischen Übungsszenarien zeigt sich, ob in den Plänen alle Details berücksichtigt sind und ob alle Abläufe im Notfall so funktionieren wie gedacht. Sicher agieren kann nur, wer sich darauf verlassen kann, dass eine Maßnahme die geplante Wirkung hat.
- in Krisen schneller und systematischer agieren: In kontinuierlichen Trainings verinnerlichen die Beteiligten die Abläufe und können im Ernstfall schneller in den „Autopilot“-Modus umschalten. Dadurch bleiben mehr Zeit und Energie für Aspekte, die jeden Notfall zu einer einzigartigen Herausforderung machen.
- Notfall- und BCM-Pläne kontinuierlich aktualisieren: Veraltete Kontaktdaten, veränderte Gebäudestrukturen, neue Unternehmenssoftware – Unternehmen sind ständig in Bewegung. Durch regelmäßige Trainings stellen Sie nicht nur sicher, dass alle Veränderungen auch in den Notfall- und BCM-Plänen berücksichtigt werden, es ergeben sich auch regelmäßig neue Erkenntnisse für die kontinuierliche Verbesserung der Pläne.
Details im Blick – darauf sollten Sie bei der Vorbereitung achten
Keine Krise ist wie die andere. Keine Übung ist wie die andere. Wie bei echten Krisenfällen steckt auch bei Notfall- und Krisenübungen der Teufel oft im Detail. Aus unserer Erfahrung und auf Basis von Best Practice Beispielen unserer Kunden empfehlen wir bei der Vorbereitung von Trainings noch Folgendes im Blick zu haben:
• Risiken & Bedrohungen: Üben Sie jene Szenarien, die als Hochrisikoszenarien klassifiziert sind oder deren Eintrittswahrscheinlichkeit am höchsten ist.
• Notfall- & Maßnahmenpläne: Stellen Sie sicher, dass alle Pläne aktuell sind und ineinandergreifen. Am besten bilden Sie Ihre Notfallpläne und die zugehörigen Maßnahmen digital in Ihrer Krisenmanagementsoftware ab. So haben Sie alle Informationen an einem Platz.
• Teilnehmer: Laden Sie alle relevanten Personen mit den entsprechenden Skills und Kompetenzen zum Training ein.
• Räumlichkeiten: Optimalerweise steht dem Krisenstab ein Raum mit allen notwendigen Tools zur Verfügung. Wenn wir jedoch eines aus der Corona-Krise mitgenommen haben: Krisenstabsarbeit muss heute auch digital funktionieren. Schaffen Sie deshalb ihren Teams die Möglichkeit im Krisenfall digital zu kommunizieren, Aufgaben zu delegieren und alle Aktivitäten rechtskonform zu dokumentieren.
• Technik: Testen Sie alle erforderlichen Systeme und technische Ausrüstung im Vorfeld der Übung. Am besten nutzen Sie eine Krisenmanagementlösung, die unabhängig von Ihrer eigenen IT funktioniert. Das spart Zeit und Nerven!
• Maßnahmenpläne: Stellen Sie sicher, dass alle für die Übung erforderlichen Pläne aktuell sind und logisch ineinandergreifen.
• Zeitrahmen: Prüfen Sie, ob die Maßnahmen wie geplant funktionieren und ob sie im erwünschten Zeitrahmen erfolgt sind.
Richtig und regelmäßig durchgeführte Krisen- und Notfallübungen erfordern ein gewisses Maß an Zeit und Ressourcen, aber sie sind ein lohnendes Investment. Das gesamte Unternehmen sowie Ihre Stakeholder werden es Ihnen beim nächsten Notfall danken.
„Bei F24 haben wir immer einer persönlichen Ansprechpartner, der uns zu helfen weiß. Unser Feedback fließt direkt in die Weiterentwicklung des Systems ein. Das ist für uns sehr wertvoll”.
Robin Casper, Leiter der Werkfeuerwehr von H&R am Standort in Salzbergen und Brandschutzbeauftragter für die H&R-Firmen am Standort.
Trainieren, aber richtig – in 10 Schritten zum individuellen Trainingsprogramm
Damit sie ihren Nutzen voll entfalten können, sollten Trainingsprogramme systematisch aufgebaut und gut geplant werden. Die Good Practice Empfehlungen des BCI geben eine gute Orientierung für den Aufbau eines Krisenübungsplanes. Er umfasst die folgenden 10 Schritte:
- Definieren Sie ein Übungsprogramm, Ziele und Umfang. Es muss auch nicht immer eine alle Abteilungen umfassende, großangelegte Krisenübung sein. Oft reicht es auch schon kleine Teilaspekte in einzelnen Abteilungen zu üben.
- Prüfen Sie etwaige frühere Übungen nach Bereichen, die bisher von Trainings ausgenommen waren. So stellen Sie sicher, dass jede Abteilung gut vorbereitet ist.
- Besprechen Sie mit der Geschäftsführung, wo sie Schwachstellen sieht und welche Prioritäten sie setzen möchte.
- Überprüfen und bewerten Sie aktuelle Risiken und Bedrohungen und gestalten Sie die Übung entsprechend.
- Entscheiden Sie, welche Arten von Übungen durchgeführt werden sollen und welche Schwerpunkte gesetzt werden sollen.
- Legen Sie ein Budget für das Übungsprogramm fest. Ein kleines Budget ist nicht unbedingt mit einer schlechteren Qualität gleichzusetzen. So können Sie beispielsweise auch nur einen Aspekt eines Szenarios üben.
- Prüfen Sie die Verfügbarkeit des erforderlichen Personals, der Räumlichkeiten und anderer Ressourcen.
- Erstellen Sie einen Übungsplan, der die Business Continuity Vereinbarungen mit relevanten Parteien beinhaltet.
- Lassen Sie sich den Plan vom Top-Management genehmigen.
- Ermitteln Sie alle Schulungsanforderungen für Übungsteilnehmer oder Planer und integrieren Sie diese in das Übungsprogramm.
