Krisenmanagement im Kontext von Großveranstaltungen: Ist ihr Unternehmen wirklich vorbereitet?

Fußball-Europameisterschaft, Olympische Spiele, Festivals und Volksfeste – die Event-Saison 2024 beginnt

Nur noch wenige Wochen und 10 deutsche Städte stellen sich dem „Resilienztest Großveranstaltung“. Zur Fußball-Europameisterschaft 2024 erwarten die Veranstalter 2,7 Millionen Fans allein in den Stadien. Weit mehr, nämlich bis zu 12 Millionen Menschen, werden das Turnier auf diversen Fanmeilen in den Innenstädten verfolgen – aufgrund der späten Anstoßzeiten vielerorts auch bis tief in die Nacht. Unter verschärften Sicherheitsbedingungen werden in- und ausländische Polizei, private Sicherheitsdienste, sowie eine speziell eingerichtete Flugeinsatzzentrale der Bundeswehr dafür sorgen, dass Mannschaften, Besucherinnen und Besucher die Turniere unbeschwert genießen können.

Aber egal ob es um die Fußball-Europameisterschaft, die Olympischen Spiele in Paris, Konzerte mit Megastars wie Taylor Swift oder das Oktoberfest in München geht – Großveranstaltungen haben alle eines gemeinsam: Die ausrichtenden Städte und mit ihnen die dort operierenden Unternehmen müssen sich auf einen Ausnahmezustand einstellen – mit einigen großen und vielen kleinen Aufgaben für das Krisenmanagement. Während viele Vorkehrungen wie die Vorbereitung auf schwierige Verkehrslagen, Terrorangriffe oder Vandalismus offensichtlich sind, bringen internationale Großveranstaltungen viele zusätzliche Herausforderungen mit sich, die nicht immer auf der Checkliste stehen.

Massen in Bewegung – die Dynamik großer Events

Das Offensichtlichste, worauf man sich bei Großveranstaltungen vorbereitet, ist: Verkehrschaos. Wenn sich wie bei der Europameisterschaft 2024 oder den Olympischen Spielen in Paris das Geschehen nicht auf eine Location konzentriert, sondern gleich in 10 verschiedenen deutschen Städten oder an elf Austragungsorten in und um Paris stattfindet, werden Nah- und Fernverkehr zur Herausforderung. Verstopfte Autobahnen, gesperrte U- und S-Bahn-Stationen, überfüllte öffentliche Verkehrsmittel und Menschenmassen auf den Straßen stellen Mitarbeitende und Außendienst auf die Probe. Dabei gelten die Verkehrsbehinderungen nicht nur für die unmittelbare Umgebung der Veranstaltungsorte, sondern auch für die Innenstädte und Sehenswürdigkeiten, da viele der Angereisten die Gelegenheit für Stadtbesichtigungen nutzen.

Kommen die Mitarbeitenden über die üblichen Zugänge auf das Firmengelände – und können sie es im Falle einer Evakuierung auch zügig verlassen? Müssen wir mehr Zeit für Anfahrtswege von Servicepersonal einplanen und Schichtpläne anpassen? Können Dienstreisen wie geplant stattfinden? Werden diese Fragen nicht rechtzeitig geklärt, können Unternehmensabläufe empfindlich gestört werden.

„Krisenmanager sollten die ‚Hotspots’ einer Großveranstaltung, also Veranstaltungsorte, öffentliche Treffpunkte wie Fanmeilen oder beliebte Lokale, sowie die Routenführung von und zu Veranstaltungen genau kennen und im Detail herausarbeiten, wie sie sich auf den Arbeitsalltag an den eigenen Standorten auswirken können“, weiß Markus Epner, Head of Academy, F24. „Selbst so simple Dinge wie Lärm durch die Veranstaltung können Einfluss auf Arbeitsroutinen haben.“

Vandalismus und Aktivismus – wenn sich Emotionen Bahn brechen

Emotionen. Für das Publikum machen sie die Faszination großer Events aus, im Krisenmanagement gelten sie als Risikofaktor. Neben Jubel, Ausgelassenheit und Freude entstehen in großen Menschenmengen schnell auch Ärger, Frust und Aggression. Kleine Rangeleien wachsen sich im Handumdrehen zu einer Massenschlägerei aus und alkoholisierte, aggressive Fans und Hooligangruppen lassen ihre Emotionen an allem aus, was ihnen auf ihrem Weg begegnet. Vandalismus ist bei Großveranstaltungen leider ein „Klassiker“. Davon können nicht nur die Betreiber öffentlicher Infrastrukturen wie Bahnen oder Veranstalter ein Lied singen. Auch Unternehmen sind schnell betroffen. Nicht nur, wenn ihr Standort in der Nähe oder auf dem Weg zu einem Veranstaltungsort liegt. Ist ihr Unternehmen offizieller Unterstützer einer der Mannschaften oder an Marketingaktivitäten beteiligt? Dann könnten sie ins Visier von rivalisierender Ultrafans geraten, aber auch von aktivistischen Gruppen.

Besonders in politisch aufgeheizter Atmosphäre oder bei umstrittenen Veranstaltungen steigt die Gefahr, dass aktivistische Gruppen die erhöhte Aufmerksamkeit für sich nutzen wollen. Das können relativ harmlose Vorfälle sein, wie zum Beispiel der Greenpeace-Aktivist, der zum Auftakt der EM 2021 mit einem Fallschirm in der Münchner Allianz-Arena landete. Aber nicht immer gehen solche Aktionen glimpflich aus. Radikaleren Organisationen geht es häufig nicht mehr nur um Aufmerksamkeit, sie wollen gezielt Schaden anrichten. Seien es rechtsterroristische Attentate wie das Bombenattentat auf dem Münchner Oktoberfest 1980, islamistische Anschläge, wie 2016 in Nizza, als ein Auto in die feiernde Menschenmenge fuhr oder linksterroristische Angriffe, die sich gezielt gegen Unternehmen richten wie die Brandanschläge auf Tesla oder Amazon-Fahrzeuge in Berlin in diesem Jahr. Die Militanz politischer und radikaler Aktivistengruppen nimmt zu.

Lufträume, Lieferanten, Kommunikation – unterschätzte Krisenpotenziale

Auf die großen Gefahren sollten Unternehmen immer – auch ohne Großveranstaltung – vorbereitet sein. Aber Megaevents können Herausforderungen mit sich bringen, die vielleicht nicht automatisch auf der Checkliste stehen.

1. Gefahr aus der Luft: Sport- oder Kulturveranstaltungen finden heute gleichzeitig auf sozialen Plattformen statt. An Filmdrohnen, die das Geschehen mit für die „Follower“ festhalten, haben wir uns schon gewöhnt. Was aber, wenn die Drohnenflieger terroristische Absichten haben? Sicherheitsexperten warnen vor einem steigenden Risiko für Terrorangriffe mit Drohnen. So könnte zum Beispiel mit einer Drohne eine kleine Sprengstoffladung mitten in einer Zuschauermenge detoniert werden – oder auf einem Firmengelände. Die Bedrohungsszenarien sind vielfältig. Zwar müssen Drohnen in der Regel angemeldet und registriert werden, aber wer kann kontrollieren, ob auf einer Fanmeile mit mehreren Hunderttausend Menschen nicht doch jemand unerlaubt Drohnen benutzt. Unternehmen müssen sich die Frage stellen: Welche Gefahren drohen meinem Unternehmen und meinen Mitarbeitenden durch Drohnen? „Die möglichen Antworten sind so vielfältig wie die Geschäftsmodelle und reichen von der Bedrohung für Leib und Leben der Mitarbeitenden bis hin zu Sachbeschädigung. In jedem Fall gilt es bei der Absicherung von Firmengeländen den Blick auch in den Himmel zu richten“, empfiehlt Markus Epner, Head of Academy, F24.
2. Versorgungssicherheit: Gesundheit, Sicherheit, Hilfsdienste, Catering, Fahrdienste, Unterbringung, Reinigung, Technik – ein Großereignis ist immer auch ein Großeinsatz für Servicekräfte. Events wie die Fußball-Europameisterschaft oder die Olympischen Spiele wären ohne ein Heer an Freiwilligen nicht durchführbar. Wie sieht es bei Ihnen aus? Stehen Ihre Dienstleister und Lieferanten vor und während und nach dem Event wie gewohnt zur Verfügung? Oder müssen Ihre Zulieferer und Partner Großaufträge für die Veranstaltung abwickeln? Ob Sicherheitsdienste, Chauffeurservices oder schlicht das Catering – Lieferungen und Dienstleistungen, die nicht verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden, können eine Reihe von kleinen und großen Problemen nach sich ziehen, wie nicht zuletzt die Pandemie gezeigt hat.
   Oft vergessen wird dabei auch die unterste Stufe der menschlichen Bedürfnispyramide: die Sicherheit für Leib und Leben. Auch behördliche Dienstleister wie Feuerwehr, Krankenwagen, technisches Hilfswerk oder Polizei sind während einer Großveranstaltung eventuell nicht wie gewohnt verfügbar oder kommen im Notfall nicht rechtzeitig zum Einsatzort durch. Im Vorfeld einer Großveranstaltung sollten Unternehmen auch prüfen, wie gut sie sich in einem Notfall – ob Brand, Personenunfall oder Wasserschaden – zunächst selbst helfen können.
   Spezialfall IT-Dienstleister: Angesichts der aktuellen Bedrohungslage im Cyberspace ist die Verfügbarkeit von IT-Dienstleistern besonders kritisch. Denn im Falle einer Cyberattacke gilt es vor allem schnell zu sein. Wenn gewohnte und bewährte Dienstleister nicht zur Verfügung stehen, geht wertvolle Zeit mit der Suche nach Ersatz verloren – mit potenziell gravierenden Folgen für das Geschäft und die Reputation. Wer keine Inhouse-IT-Ressourcen hat, sollte sich einen Lieferantenpool aufbauen – vielleicht auch mit freiberuflichen IT-Fachleuten – aus dem er im Notfall schöpfen kann.

3. Internationale Krisenkommunikation und Reputationsmanagement: Nicht die Krise selbst schadet dem Unternehmen und der Reputation, sondern ein unprofessioneller Umgang damit. Eine schnelle, umfassende und transparente Krisenkommunikation hilft im Krisenfall nicht nur, Leben zu retten und die Auswirkungen eines Vorfalls zu minimieren. Sie ist auch der einzige Weg, um die Reputation des Unternehmens und damit den langfristigen Erfolg zu schützen. Was aber, wenn das Medienumfeld besonders herausfordernd ist? Großevents bringen nicht nur Menschmassen, sondern auch regelrechte Informationsfluten mit sich. Klassische Medien konkurrieren mit Social Media Influencer*innen und dem Publikum vor Ort um Aufmerksamkeit. Eine wahre Flut an öffentlichen Live-Übertragungen, Streams, Videos, Fotos und Messages flimmert über die Bildschirme. Kann Ihre Krisenkommunikation hier mit wichtigen Informationen durchdringen? Und ist Ihr Team auf eine Zusammenarbeit mit internationalen Medien vorbereitet? Klar definierte Kommunikationswege und Abstimmungsprozesse sind eine Grundvoraussetzung für professionelle Krisenkommunikation. Bei einem internationalen Großevent brauchen sie zusätzlich:

• Schnelle Kontaktmöglichkeiten zu allen Medien vor Ort – auch der internationalen.
• Idealerweise Zugang zu den wichtigsten Social Media Influencer für das Thema der Großveranstaltung (Sport, Musik, Kultur, etc.) über deren bevorzugte Plattformen.
• Für verschiedene Krisenszenarien vorbereitete Statements.
• Digitalisierte und automatisierte Kommunikationsabläufe für die professionelle Massenkommunikation.
• Und nicht zu vergessen: einen guten Draht zu den örtlichen Behörden!

Das Ziel: Resilienz statt Perfektion

Niemand kann sich akribisch auf alle Eventualitäten vorbereiten. Erst recht nicht auf Szenarien mit großen Menschenmengen. Hier kann es immer Überraschungen geben. Es geht daher nicht darum, die perfekte Antwort auf jedes mögliche Krisenszenario zu erarbeiten. Vielmehr gilt es, resiliente Strukturen aufzubauen, die Flexibilität verleihen und den Handlungsspielraum erweitern. Größere Lieferantenpools, flexible Arbeitsbedingungen, hohe IT-Sicherheitsstandards und eine digitalisierte Krisenkommunikation bilden bereits eine solide Grundlage, um auf viele Eventualitäten reagieren zu können.

Die Kernaufgabe beginnt jedoch schon früher, wie Markus Epner, Head of Academy bei F24, nicht müde wird zu erklären: „Unternehmen übersehen oft, dass sie zuallererst eines beherrschen müssen: die Kunst, Gefahren zu erkennen. Denn ohne eine siloübergreifende „Early Warning“ Fähigkeit wird auch die schnellste und beste Reaktion unwirksam sein.“

Also, wie steht es um die Event-Resilienz Ihres Unternehmens? Haben Sie alle möglichen Gefahren im Blick? Testen Sie in unserem Quiz, wie gut Sie auf die kommende Event-Saison vorbereitet sind.