Sjekklister for krisehåndtering
Hvordan utarbeide sjekklister for virksomhetens beredskapsplaner
Marius Røstad, Managing Director Engineering
Sjekklister for forretningskontinuitet, instruksjoner for krisesituasjoner og maler for krisetiltak. Selv om navnene er forskjellige, snakker vi egentlig om det samme: Tydelige, trinnvise retningslinjer og fremgangsmåter for å håndtere uønskede hendelser. Vår løsning tilbyr en spesiell funksjon for rask og enkel oppretting av individuelle sjekklister – vi kaller dem «tiltakskort». Her gir vi deg mer informasjon om hva du bør ta hensyn til når du oppretter eller reviderer dem.
Et støtteverktøy for håndtering av hendelser
Tiltakskort er verktøy som hjelper teammedlemmene dine til å følge logiske, forhåndsdefinerte trinn for å håndtere en hendelse. Du kan tenke på dem som operative, “levende” versjoner av beredskaps- eller krisehåndteringsplanen din. Uavhengig av type hendelse og alvorlighetsgrad, gjør tiltakskortene det mulig å koordinere handlingene i de ulike fasene. Alle funksjoner og avdelinger som er involvert i håndteringen bør derfor ha tiltakskort som støtte.
Opprette sjekklister: Spesifikt eller generelt?
Mange vil anbefale at handlingskort holdes generiske, slik at de kan brukes ved ulike typer hendelser. Det er to klare fordeler med dette. For det første, siden et kort må oppdateres hver gang det er endring i organisasjonen, forskrifter eller eksterne faktorer endres, er et generisk handlingskort lettere å oppdatere enn flere kort per rolle. Generelle sjekklister avlaster også i første rekke nøkkelmedarbeidere som allerede er sterkt presset på tid. For det andre, kompliserer de ikke prosessen unødvendig.
Last ned gratis e-bok med en detaljert guide til vellykkede tiltakskort her!
Si det enkelt, kort og presist
«Fatt deg i korthet». Denne velkjente påminnelsen er også et godt prinsipp for tiltakskort. Punktlister og korte avsnitt er bedre enn lange instrukser. Presis og tydelig informasjon er viktig. For eksempel er «Bruk FACT24 til å varsle krisestaben» mye tydeligere og enklere å implementere enn «Mobiliser ledelsen». Det samme gjelder overskriften på tiltakskortet. Husk at mange i teamet bare vil bruke tiltakskortene et par ganger i året – under øvelser eller faktiske hendelser. Hvis det er behov for ytterligere detaljert informasjon, kan dette alltid gjøres tilgjengelig i krisehåndteringsplanen eller støttedokumentasjonen. Hovedpoenget er å holde overskriften på tiltakskortene enkel, og gi enkel tilgang til detaljer ved behov.
For optimal kriseberedskap: Fleksibel oppgavefordeling
Hver krisehåndteringsprosess bør inneholde muligheten til å omfordele oppgaver. Selv om et tiltakskort definerer de første trinnene for en bestemt hendelse, oppstår det kanskje flere oppgaver å løse. Oppgavene som dukker opp underveis, må være tydelig definert og enkle å fordele og følge opp – enten medarbeiderne er på eller utenfor kontoret. Derfor er mobilvennlige løsninger en fordel. Oppgaver kan også måtte omfordeles hvis deler av teamet er overbelastet, eller hvis et annet teammedlem er bedre kvalifisert til å utføre oppgaven. Behold derfor alltid evnen til enkelt å kunne omfordele oppgaver.
Dine fordeler med FACT24
- enkel og intuitiv
å bruke
- Kan brukes fra
overalt
- 24/7 tilgjengelig
når som helst
- Operativ innen
få dager
Tiden er dyrebar
Etter hvert som ICS-modellen i stadig større grad tas i bruk i Europa, tar flere og flere organisasjoner hensyn til tidsrammene som bestemmer når ulike oppgaver skal fullføres. Når du oppretter og tilordner oppgaver, nytter det ikke å la dem være åpne. Oppgaven må være målbar og ha en frist for fullføring. Dette gjør at ledelsen kan planlegge med et klart bilde av hvordan situasjonen skal se ut om 2/6/12/24 timer fra nå.
Gode tiltakskort er en hjelp til best mulig å håndtere uønskede hendelser. Men de er ikke noen erstatning for grundig opplæring og kompetent ledelse. Først når alle medlemmene i krisestaben er kjent med oppgavene sine gjennom opplæring og kontinuerlig trening, kan du være sikker på at du er godt forberedt.