Fem tips til vellykket krisehåndtering
Av Eske Ofner, Head of Sales hos F24 AG
Tenk bare på pandemien som plutselig veltet over oss
En slik krise kan ramme enhver organisasjon når som helst. Koronaviruset og de langsiktige virkningene av denne pandemien er bare det siste eksemplet på en krise som ikke har noe med selve virksomheten å gjøre. Hvordan takler dere uforutsette hendelser som dette?
Tips 1: Vær forberedt!
Dere vil ikke lykkes med å håndtere en krise med mindre dere erkjenner at det er en krise, og det i god tid før problemene oppstår. I noen tilfeller kan enkle overvåkingsverktøy og systemer for tidlig varsling være til hjelp, men for de verste krisescenariene vil det mest sannsynlig bli det komplette kaos hvis det ikke allerede finnes detaljerte prosedyrer å følge. Hvem skal kontaktes? Hvordan fordeles de ulike oppgavene, og til hvem? Hvem skal møtes? Og når, hvor og hvordan? Og dette er bare begynnelsen.
Det er mange fordeler ved å gå fra de gamle, trykte beredskapsplan til moderne programvareverktøy for krisehåndtering. For eksempel kan kontaktopplysninger enkelt vedlikeholdes, alarmer automatiseres og alle som er involvert, kan overvåke situasjonen i sanntid og enkelt samarbeide med hverandre, uansett hvor de er.
Tips 2: Handle raskt!
Effektiv og rask kommunikasjon etter at krisen er identifisert, gir størst mulig sjanse for raskt å få kontroll over situasjonen. Alle interessenter må varsles så tidlig som mulig, sikker informasjon må være kjapt og lett tilgjengelig, og tiltak må være koordinerte og igangsettes uten forsinkelser. Som resultatene fra den siste Emergency Communications Report publisert Publisert av BCI viser, er «den gylne timen» nå utdatert. Nå er det «de gylne fem minutter» som gjelder, altså det tidsrommet responsen ideelt sett bør iverksettes i løpet av. Men det som er enkelt i teorien, viser seg i praksis ofte å være ganske mye vanskeligere.
Ifølge BCI-studien klarte bare en tredel av alle organisasjoner å aktivere kommunikasjonsplanene sine i løpet av fem minutter etter at krisen hadde inntrådt. Her er det digitale løsninger viser sin overlegenhet, for de setter organisasjonene i stand til å handle mye raskere.
Tips 3: Aktiver varsling automatisk!
Verdens beste informasjon er verdiløs om den er utdatert eller ikke kommer frem i tide. Lange, manuelle ringelister er upraktiske og kan inneholde feil. Hvem vet hvilken kommunikasjonskanal eller til og med hvilket telefonnummer som er best i hvert enkelt tilfelle?..
Automatisert varsling av alle relevante interessenter gjennom et digitalt krisehåndteringsverktøy sparer dyrebar tid. I tillegg gir slike verktøy mange andre fordeler, som standardiserte responsalternativer og opprettelse av virtuelle kriserom på smarttelefoner med bare et tastetrykk, eller telefonkonferanser på sparket.
Tips 4: Hold oversikt over situasjonen!
Straks alle som må informeres, har blitt varslet, må kriseteamet handle så raskt som mulig for å sikre at organisasjonen kan iverksette nødvendige tiltak både internt og eksternt. Den største utfordringen er å holde oversikt, særlig når ikke alle er på samme sted. Alle tildelte oppgaver og utviklinger må koordineres og overvåkes på en strukturert måte..
Virkelig gjennomsiktig og effektivt arbeid kan bare gjøres på en digital plattform for å forebygge at ting som e-postforespørsler fra journalister forsvinner i en e-postboks eller blir besvart av flere kolleger samtidig.
Tips 5: Dokumentér alt – men i henhold til definerte revisjonsregler!
Kriser er sårbare situasjoner. Internkommunikasjonen må fungere innenfor sikre, fortrolige rammer. Likevel brukte 23 prosent av de undersøkte bedriftene i BCI-studien private, usikre meldingstjenester som WhatsApp. Med tanke på grunnleggende personvern, er dette en dårlig idé. I tillegg er det umulig å garantere tilgjengeligheten i ekstreme situasjoner, og det blir ineffektivt og tregt å dokumentere.
Internkommunikasjonen må fungere innenfor sikre, fortrolige rammer.
Eske Ofner, Head of Sales at F24 AG
Digitale krisehåndteringsverktøy gjør dokumentasjon av alle hendelser i henhold til revisjonsreglene mye enklere, og i de fleste tilfellene automatiseres den fullstendig. Dette er avgjørende for å kunne lære av kriser eller være i stand til å fremskaffe pålitelig bevismateriale til myndigheter og forsikringsselskaper.
