Nord universitet: Fra stryk til toppkarakter innen beredskap
2013 var året Ketil Lagesen fikk jobben som sikkerhet- og beredskapsleder ved Nord Universitet. Samme år gjennomførte de en beredskapsøvelse hvor alt gikk galt. Tilbakemeldingen var nedslående:
«Universitetet har behov for å gjennomgå krisehåndteringen i sin helhet sammen med de involverte, og spesielt de personer som er tiltenkt ledelsesposisjoner».
«Det er krevende å være en del av en krisestab, og rollen som beredskapsleder er utfordrende, men jeg vil påstå at måten vi jobbet på gjorde oppgavene våre unødvendig vanskelige. For eksempel glemte vi å skru av mobiltelefonene i førstemøtet, så det ringte så og si annethvert minutt. I tillegg var vi dumme nok til å svare. Det tok ikke lang tid før kaoset var komplett i kriserommet»
Ketil Lagesen
Universitetet ble nødt til å sette beredskap på dagsorden, og det ble Lagesens oppgave å bidra til å etablere en kultur for krisehåndtering, med felles språk, entusiasme og ikke minst mestringsfølelse.
Loggføring
Loggføringen var spesielt problematisk. I utgangspunktet skulle ting logges så snart det var vedtatt, men det hersket stor usikkerhet blant loggførerne over hva som skulle logges, og når en oppgave var ansett som vedtatt. Det ble benyttet tavler og tusjer, noe som var lite oversiktlig og de ansatte følte seg alltid mislykket i arbeidet sitt. Vendepunktet kom da de begynte å benytte møtemodulen i CIM.
Da kunne Lagesen som beredskapsleder strukturere møtene etter satt agenda. Alle kunne se agendaen på storskjermen samtidig som loggerne noterte i sanntid. Det muliggjorde for kollektiv korrigering og deling av oppgaver. Straks noen fravek agendaen kunne de andre i krisestaben irettesette og styre gruppen etter planen. Slik ble de ansatte ansvarliggjort, og de fikk mulighet til å jobbe på en effektiv måte. Loggførerne fikk en helt annen hverdag, og engasjementet for beredskap økte.
Den årlige eksamen
Det holder ikke med én seier for å lykkes med beredskap. Nord Universitet gjennomfører flere øvelser gjennom året hvorav høydepunktet er den fullskala samvirkeøvelsen «Øvingsuke».
Øvelsen har ulikt tema hvert år, og i 2017 var fokuset på antiterror. Scenarioet var at en VIP ble tatt som gissel, og terroristene forskanset seg på universitetet. Hovedmålet var å øve på sivil/militær samhandling. Politikammer ble involvert sammen med beredskapstroppen, bombegruppa, Den kongelige politieskorte, Troms og Nordland Sivilforsvarsdistrikt, Krisestøtteenheten og Hovedredningssentralen. Samtidig laget journaliststudentene ved universitetet reportasjer fra hendelsen, og IT- studentene ble involvert i det tekniske arbeidet.
Universitetet har et kontaktregister gjennom CIM slik at de enkelt kan sende oppgaver til etatene. Disse oppgavene går direkte ut fra systemet og blir mottatt som enten epost eller SMS. For mottak av eposter bruker universitetet en fellespostkasse som heter Krise. Alle meldinger som kommer inn til denne postkassen blir logget automatisk.
Slik får universitet testet beredskapsaktørene i håndtering av store hendelser og kriser både lokalt og regionalt. Kunnskap og trening gir bedre samhandling helt opp på nasjonalt nivå, og for de ansatte blir det del av «normaldrift», ikke som et tillegg til egentlige oppgaver. CIM brukes til daglig som et HMS -og avvikssystem. Det betyr at alle prosedyrer og risikovurderinger ligger i systemet slik at skolen har god oversikt når studenter fra fakultet for biovitenskap og akvakultur skal ut i felt.
Lagesen jobber for å få alle studentene inn i systemet og utvide bruken slik at universitetet får en totaloversikt over all aktivitet som er risikobetinget. Da vil det også bli enklere å sende studentene informasjon dersom noe skulle oppstå.
I sann universitetsånd betegner Lagesen øvelsen som hans årlige eksamen, og legger ikke skjul på at ledelsen har gjort mye.
«Lederne våre har gitt oss de nødvendige ressursene og synliggjort viktigheten av beredskap for hele organisasjonen. Vi har fått aksept for å bruke nødvendig tid samtidig som de syns det er helt greit at vi tar noen feilsteg. Vi tåler å feile.»
Det kvalifiserer etter vår mening til toppkarakter innen beredskapsfaget.