Uønskede hendelser ved store arrangementer

Trafikkaos, problemer med vareleveranser, hærverk – store arrangementer får betydning, ikke bare for arrangørene, men også for lokale bedrifter som må sette sin kriseledelse i beredskap. For store idretts- eller kulturarrangementer kan påvirke din bedrift også, selv om de foregår et stykke unna. Har din bedrift planene klare? Finn ut av hvordan dere bør forberede dere, og sjekk hvor rustet bedriften er, ved å ta vår quiz.

OL i Paris, Ski VM, festivaler og offentlige markeringer – dette er bare noe av det som skjer i tiden fremover

I år ble EM i fotball arrangert i 10 byer i Tyskland. De tyske byene fikk testet hvor forberedt de var i møte med store arrangementer. Med 2,7 millioner tilskuere på stadion, og opp mot 12 millioner fans som fulgte turneringen fra ulike visninger i byene.

Ved slike arrangementer må sikkerheten trappes opp, med lokale og internasjonale politistyrker, innleide vakter og til og med en flytrafikksentral fra det tyske forsvaret, skulle bidra til at både spillere og besøkende kunne følge mesterskapet. Det ble likevel kaos for mange virksomheter og enkeltpersoner.

For enten det er snakk om EM i fotball, Ski-VM, OL i Paris, Pride eller konserter, har alle store arrangementer en ting til felles: Vertsbyene og lokale bedrifter må være forberedt på at uønskede hendelser og nødsituasjoner kan oppstå. Mange av forholdsreglene er åpenbare, som forberedelser på trafikal støy, terrorisme eller hærverk. Men store internasjonale og nasjonale arrangementer gir også ofte uforutsette hendelser som ikke alltid står på sjekklisten.

Store folkemengder – håndtering av store arrangementer

Det første som må være på plass er forberedelser for trafikkaos. Ved store arrangement vil lokal- og regional transport være en utfordring. Stillestående kø på motorveier, stengte t-baner og togstasjoner, overfylte busser og tog. I tillegg vil store folkemengder ute i gatene garantert sette befolkningen, kontorarbeidere og bedrifter på prøve. Trafikkaos er ikke bare problematisk i områdene rundt arrangementene. Sentrum og ulike attraksjoner vil også kunne bli sterkt påvirket, på grunn av tilskuere og turister.

Vil ansatte kunne bruke sin vanlige rute til jobb – og vil de kunne komme seg raskt ut ved en eventuell evakuering? Må bedriftene ta høyde for ekstra lang reisetid og er det aktuelt å gjøre endringer i vaktlistene? Kan forretningsreiser gjennomføres som planlagt?

Forberedelser innad bedrifter er viktig for slike hendelser, hvis ikke kan det resultere i konsekvenser for den daglige driften.

– Kriseledere bør være klar over hvor alle såkalte «hotspots» vil være for alle store arrangementer – arenaer, samlingssteder for publikum, som fanområder, eller populære puber, og reiseruter til og fra arrangementet – og utarbeide en detaljert oversikt over hvordan slike hotspots kan påvirke bedriftens aktiviteter, sier Markus Epner, Head of Academy i F24.

– Selv noe så bagatellmessig som støy fra arrangementet, vil kunne påvirke aktiviteten, sier han.

Hærverk og aktivisme – når følelsene tar over

Engasjement og sterke følelser følger gjerne med store arrangement – og oppleves kanskje som, positivt. Men innen kriseledelse er det en risikofaktor.

I store folkemengder kan sinne, frustrasjon og aggresjon komme like fort frem som jubel, begeistring og glede. Små hendelser kan fort eskalere til store uønskede hendelser. Dessverre er ikke hærverk uvanlig ved større arrangementer. Det rammer ikke bare arrangøren og offentlig infrastruktur, men lokale bedrifter er også i fare for å bli rammet – hvis de ligger i nærheten av eller på vei til arrangementet. Er bedriften knyttet til eller støtter et lag som spiller kamp? Kan dette virke provoserende for rivaliserende supportere eller aktivistgrupper?

Aktivistgrupper kan utnytte situasjoner, særlig i forbindelse med politiske spørsmål med sterke påvirkninger eller kontroversielle arrangementer. Et eksempel på dette er oljeaktivistene som malte statuene i Vigelandsparken, eller når aksjonistene forstyrret prøve-VM i Trondheim i 2023.

Eurovision Song Contest 2024 skapte flere overskrifter med Israel sin deltakelse. Det ga seg utslag i demonstranter i gatene i Malmö som skapte usikkerheter under arrangementet, noe som påvirket deltakere og turister på grunn av kaoset som oppstod.

Forberedt for 2025

Under Ski-VM i 2025, blir det viktig å forebygge uønskede hendelser. Ski-VM 2025 har valgt beredskapsverktøyet CIM samt F24s varslingsløsninger for å ivareta sikkerhet og beredskap under arrangementet i februar og mars neste år. Les mer om det her: CIM omfatter verktøy for å planlegge og gjennomføre ROS-analyser, etablere sikkerhet- og beredskapsplaner, varsling, kommunikasjon og hendelseshåndtering.

Særskilte utfordringer ved komplekse krisesituasjoner: Terrorisme og massepanikk

Sikkerheten under årets EM i fotball var skjerpet på grunn av den geopolitiske situasjonen og Ukrainas deltakelse i mesterskapet. Skjerpet sikkerhet må være på plass under alle store arrangementer fremover – dette gjelder også i Norden. Vi er en del av dette bildet, og selskaper rådes til å tilpasse og oppdatere beredskapsplanene fortløpende etter nye situasjoner.

Under større arrangementer som Pride, Holmenkollstafetten og Oslo Maraton ser vi at store arrangementer kan bety store beredskapsutfordringer. Ut over de grunnleggende hensynene man må ta i terrorismeberedskapen, som varsling av de ansatte og iverksettelse av bedriftens kontinuitetsplaner, representerer store arrangementer en annen utfordring: En dobbel krise i form av terrorisme og massepanikk.

Et terrorangrep i en stor folkemengde vil vanligvis føre til massepanikk. Sykehusene og politiet er normalt godt forberedt på mange ulike typer terrorisme og massevarsling. Men har bedriften din også vurdert muligheten for at folk med panikk plutselig kan finne på å søke dekning i bedriftens lokaler? Eller er dere sikre på at dere raskt vil kunne komme i kontakt med eventuelle ansatte i faresonen og få dem i sikkerhet?

– Vi har sett det igjen og igjen: Kriseplaner og sjekklister er godt gjennomtenkte, men de fungerer bare under «optimale» omstendigheter. Selv den beste evakueringsplanen vil være ubrukelig dersom det bryter ut massepanikk i nærområdet og store folkemengder trekker mot bedriftens lokaler, sier Epner.

– Komplekse kriser er alltid utfordrende, men et terrorangrep i kombinasjon med massepanikk – potensielt innenfor et begrenset område – er et mareritt, sier han.

Nettangrep – cybertrusler

Ingenting vil fungere under et arrangement uten digitale systemer – verken billetter, adgangskontroll, arrangementsteknologi eller transportinfrastruktur for artister/utøvere og bemanning. I dagens trusselbilde gjennomføres terrorisme stadig oftere i form av nettangrep. På grunn av kunstig intelligens blir disse angrepene stadig mer sofistikerte – og de skader både data og IT-infrastruktur.

Tidligere i år ble ett av verdens største billettselskaper hacket, og det er en hendelse som påvirket både kundene og bedriften. Sensitiv informasjon kan i verste fall komme på avveie, og hvis systemene er nede under et store arrangement – kan det være kritisk for gjennomførelsen.

Annen kritisk infrastruktur, som strøm- og vannforsyning og offentlig kommunikasjon, er også koblet på nett og sårbare for angrep. Dette gjelder særlig hvis de som angriper, er statlig sponsede hackere med store ressurser. Angrep mot GPS-systemer, såkalt GPS-jamming, blir stadig mer vanlig. Dersom noen tukler med styringssystemene for moderne transport vil det kunne true fly, skip eller fjernstyrte kjøretøy. Konsekvensene av dette kan være fatale.

Et GPS-angrep på mobilnettverket kan føre til store skader under større arrangement. Hvis alle skjermer plutselig skulle gå i svart under arrangementet – vil det ikke være mulig å kontakte eller koordinere sikkerhetsmannskapene og kriseledelsen via mobilen, og man vil ikke ha noen muligheter til å advare ansatte. Konsekvensene av et angrep på mobilnettverket er nærmest ubegrensede. Mobilnettverket er kritisk for store arrangementer. Derfor er det et viktig for alle bedrifter å sørge for en alternativ infrastruktur man kan bruke til å koordinere kriseteam og varsle ansatte.

Luftrom, leverandører, kommunikasjon
– faktorer med undervurdert krisepotensial

Store arrangementer krever mer enn organisasjoner normalt har behov for å være forberedt for. Arrangementer i større omfang medfører potensielle utfordringer som sannsynligvis ikke står på sjekklisten.

Fare fra luften: Dagens idretts- og kulturarrangementer blir stort sett alltid filmet av ulike enheter. Droner er stadig mer brukt, men hva om dronepiloten har onde hensikter? Sikkerhetseksperter advarer om økende risiko for terroristangrep ved hjelp av droner. Midt i en folkemengde – eller på bedriftens område – kan en terrorist bruke en drone til å utføre uønskede hendelser.
– Alle bedrifter bør uansett spørre seg selv: Hvordan kan droner utgjøre en risiko for min bedrift og mine ansatte? Svarene på dette spørsmålet vil være like varierte som forretningsmodellene – fra personskade på ansatte til materielle skader på eiendom. Uansett er det viktig at man også løfter blikket opp på himmelen når man skal sikre bedriftens områder, anbefaler Epner.
Sikker leveranse: Helse, sikkerhet, nødetater, catering, transport, overnatting, renhold, teknologi – det er alltid et enormt behov for tjenester under store arrangementer. Store arrangementer krever også mange frivillige.
– Hvordan vil dette påvirke dere? Vil bedriftens leverandører være tilgjengelig som vanlig før, under og etter arrangementet? Eller vil dine leverandører og samarbeidspartnere være opptatt med store bestillinger i tilknytning til arrangementet? Enten det er snakk om sikkerhetstjenester, sjåførtjenester eller noe så enkelt som catering. Hvis leveranser og tjenester ikke er tilgjengelig når det er behov for dem, kan det få uante store og små konsekvenser, noe som pandemien tydeliggjorde.
Offentlige tjenesteleverandører, som brannvesenet, ambulansetjenesten, tekniske tjenesteleverandører eller politiet, kan være vanskeligere tilgjengelig under store arrangementer. Hvis det oppstår en nødsituasjon, kan det taekstra tid før de er på stedet. I forkant av store arrangementer bør bedriften vurdere hvor godt utstyrte man er til å klare seg selv i tilfeller ved brann, ulykke eller for eksempel oversvømmelse
IT-tjenesteleverandører i en særstilling: Det er spesielt viktig at IT-tjenesteleverandører er tilgjengelige, gitt trusselsituasjonen på nett. Ved et eventuelt nettangrep vil det viktigste være å reagere raskt. Dersom tjenesteleverandøren dere stoler på ikke er tilgjengelig, vil man miste verdifull tid mens man leter etter en erstatning. Dette kan ha store konsekvenser for bedriften og bedriftens omdømme. Sett opp flere leverandører – som du kan kontakte i en krisesituasjon dersom du ikke har IT-ressurser internt.

Internasjonal krisekommunikasjon og omdømmestyring: Det er ikke krisen i seg selv som vil skade bedriften og bedriftens omdømme – men ved uprofesjonell håndtering av den. Rask, omfattende og åpen krisekommunikasjon er ikke bare sentralt når det gjelder å redde liv og minimere utfallet av en hendelse – det er også den eneste måten å beskytte bedriftens omdømme på og sikre langsiktig suksess. Hva skjer når mediebildet er ekstra vanskelig? Det er typisk med mye livesendinger, videoer, bilder og meldinger over alle tilgjengelige flater. Vil bedriftens krisekommunikasjon nå ut i dette miljøet? Er teamet ditt klar til å kommunisere med internasjonale medier? Profesjonell krisekommunikasjon krever tydelige og definerte kommunikasjonskanaler og samordningsprosesser. For et stort og internasjonalt arrangement trenger du følgende:

Rask tilgang til alle medier lokalt, inkludert internasjonale medier.
Forberedte uttalelser for ulike krisescenarier.
Digitaliserte og automatiserte kommunikasjonsprosesser for profesjonell massekommunikasjon.
Og sist, men ikke minst: et godt forhold til lokale myndigheter!

Gå for robusthet fremfor perfeksjon

Ingen kan forberede seg i detalj på alle mulige hendelser. Særlig ikke i scenarier der det er mange mennesker involvert. Uventede ting vil alltid kunne oppstå. Beredskap handler derfor ikke om å planlegge den perfekte responsen til ethvert mulig krisescenario. Det handler mer om å bygge robuste strukturer som gir rom for fleksibilitet og øker handlingsrommet. En større leverandørpool, fleksible arbeidsforhold, høye krav til IT-sikkerhet og digitalisert krisekommunikasjon er et solid utgangspunkt for å kunne håndtere mange ulike scenarier.

Den sentrale oppgaven er å kunne identifisere fare, noe Markus Epner, Head of Academy ved F24, aldri blir lei av å understreke: Bedrifter glemmer ofte at de først og fremst må mestre en ting: Kunsten å gjenkjenne fare.
– Uten rask varsling på alle nivåer vil selv den raskeste og mest optimale responsen være ineffektiv, sier han.

Er det på tide å teste hvor robust din organisasjon er i en krise? Er dere oppmerksom på alle eventuelle farer? Ta quizen vår for å se hvor godt forberedte dere er på arrangementene som kommer.

Publisert av F24s eksperter

F24 er Europas ledende leverandør innen Software-as-a-Service (SaaS) – vi forbereder bedriften din på å håndtere uønskede hendelser og komme styrket ut av dem. Mer enn 5500 kunder over hele verden har valgt våre digitale løsninger. F24 bidrar til at bedrifter og organisasjoner får større motstandskraft på alle områder. Våre verktøy omfatter alt fra bedriftsintern varslingstjeneste, massevarsling, nødvarsler og krisehåndtering til virksomhetsstyring, risikohåndtering og samsvarskontroll.