Varsling – dette bør du vite

Erfaringer fra krisesituasjoner har vist oss at liv kunne vært reddet og store skader kunne vært unngått dersom varslingen hadde fungert tilstrekkelig. Det er hverken vanskelig eller ressurskrevende å etablere et godt varslingsregime i en virksomhet. Her får du en enkel oversikt over hvordan du går fram.

Hva skal til for å utløse varsling?

Dette kan virke som et unødvendig spørsmål, men det er ikke alltid en krise viser seg på en utvetydig måte. Organisasjonen må være bevisst på hva som er kritisk for liv og helse, miljø, drift og omdømme.

Informasjon om hendelser som kan få følger for bedriften kommer fra ulike hold; Interne kilder har oppdaget en ukontrollert utvikling, etterretning har kommet over driftsensitiv informasjon på avveie, eller IT har oppdaget et sikkerhetshull i brannmuren.

Situasjonsforståelse er vesentlig for å vurdere slik informasjon og organisasjonen må ha rutiner for å avdekke og vurdere hendelser. Slik kan man gjennomføre tiltak for å stoppe/snu en uønsket utvikling og få raskt kontroll over situasjonen.

Det bør også være nedfelt hvilke hendelser som skal utløse en varsling. Det at «noe» har oppstått er i seg selv ikke nok til å utløse en varsling. Samtidig må hver enkelt hendelse vurderes individuelt: Varsle eller ikke varsle?

Hvem bestemmer at det skal varsles?

Det er ikke så viktig hvem dette er – det som er viktig er at det er avklart på forhånd. Dette er en del av virksomhetens prosess med å kartlegge risikoer og bygge beredskap.

De som har ansvar for varsling må få klare føringer for hvordan dette gjøres i ulike situasjoner. Dette må også øves på jevnlig.

Uansett, vil viktige funksjoner som beredskapsorganisasjon, ledelse og pressekontakt nesten alltid være mottakere av en varsling. Disse vil avgjøre hvorvidt hendelsens potensiale fører til større mobilisering eller ikke.

Forutsetninger for effektiv varsling

I tillegg til organisatoriske avklaringer og god situasjonsforståelse, må du ha disse tingene i orden for å kunne varsle og mobilisere effektivt:

Oppdaterte lister over kontakter – såvel interne som eksterne
Oppdaterte vaktlister og oversikt over hva slags ressurser du har tilgjengelig – både menneskelig og materielt.
Et system og rutiner for loggføring – hvem har vært i kontakt med dere; hvem har dere varslet; hvem har fått hvilken informasjon; når har de fått den?

Et moderne krisestøtteverktøy har automatikk som forenkler slike prosesser. For eksempel har vaktlistemodulen kontroll på hvem som til enhver tid er på vakt. Denne er linket mot varslingsmodul og kan sende varsling med vaktlisten som grunnlag.

Dynamiske distribusjonslister er en funksjon som automatisk oppdaterer lister basert på hvem som jobber i hvilken avdeling/underavdeling.

Den gylne time

Når en hendelse oppstår, vil arbeidet som gjøres rett i etterkant prege hele utviklingen av krisen. Det er i mange tilfeller bestemmende for hvorvidt man klarer å få kontroll på situasjonen eller ei. På beredskapsspråket kalles dette tidsvinduet den gylne time. Tiden er meget knapp, og situasjonen ofte uoversiktlig.

Erfaringene viser at det er de mest grunnleggende rutinene for varsling og innkalling som svikter når en alvorlig hendelse inntreffer. Derfor er det så vesentlig å trene regelmessig på varslings- og innkallingsrutiner. Det er hverken ressurskrevende eller vanskelig. Vet du og virksomheten din svaret på disse enkle spørsmålene har dere et godt fundament for initial krisehåndtering.

Hvem i din organisasjon vil fange opp hendelsen?
Hvem varsler krisestaben om hendelsen dersom den inntreffer?
Hvem står for innkallingen av krisestaben?
Hvordan gjennomføres varslingen og innkallingen?
Hvem gjør hva og i hvilken rekkefølge når krisestaben er kalt inn?

Her kan du lese mer om hvordan du bygger solide varslingsrutiner: Effektiv varsling ved uønskede hendelser

Varsling skjer digitalt

Både ordonnans og telegram hører fortiden til. Vi kan med trygghet slå fast at varsling i vår tid skjer digitalt. Fra systemet skal du da ha

mobil tilgang uavhengig av tid og sted
mulighet til å varsle både internt og eksternt
mulighet til å varsle basert på geografisk posisjon (befolkningsvarsling)
oversikt over hvem som er varslet
oversikt over respons på meldinger
logg over alle meldinger
tilgang til ferdig definerte meldingsmaler basert på hendelsestype

Vi anbefaler å bruke SMS, push varsel eller talemelding. Hovedsakelig fordi det sikrer at flest mulig får varslingen raskest mulig ettersom de aller fleste har mobiltelefon tilgjengelig store deler av døgnet.

Vær kort og poengtert, men ha alltid med disse punktene:

Hvem varsles?
Forhåndsdefinerte varslingslister fjerner vanskelige avgjørelser i en presset situasjon og sikrer at ingen blir glemt.
Hva varsles det om?
Kort beskrivelse av hendelse og status.
Handling
Klar beskrivelse av hva den varslede skal gjøre.

Les om programvare for varsling

Massevarsling – teknologi til besvær?

Det finnes en rekke ulike tekniske løsninger som muliggjør massevarsling – altså rask og (relativt) samtidig varsling av store grupper ved bruk av mobiltelefonteknologi. Denne teknologien er til stor hjelp når den brukes riktig. Ukritisk og feil bruk kan gi motsatt effekt.

Feilkilder og konsekvenser ved massevarsling

Massevarsling er presumtivt en kilde til forvirring og uønskede konsekvenser. Her følger noen viktige momenter du må avklare når du jobber med å bygge et varslingssystem. De kan ta mulige feilkilder ut av prosedyren.

EFFEKT

Definer hvilke ønskede handlinger varslingen skal utløse. Tenk også gjennom om det kan oppstå uønskede effekter. En varsling kan forkludre vårt eget, nødetatenes eller andre bistandsinstansers arbeide. Den kan også trekke oppmerksomhet mot de varslede på en måte som setter dem i fare snarere enn trygger dem.

MÅLGRUPPE

Vær bevisst på hvordan du skal avgrense målgruppen. Det er gjerne geografiske eller organisatoriske grenser som ligger til grunn, men de kan selvsagt variere avhengig av situasjonen. Husk også på at målgruppen for varslingen kan trenge forhåndskunnskaper om det de kan bli varslet om, og trening i å reagere hensiktsmessig.
En målgruppe som overlapper med andre aktørers målgrupper kan risikere å motta motsigende varsler. Ønsker vi kun å nå våre egne, eller vil vi favne bredere? Presisjon i utvalget kan være avgjørende for å oppnå ønsket effekt. Tenk også nøye gjennom om det er noen som absolutt ikke skal få kjennskap til det vi varsler om.

BUDSKAP

Vil budskapet være likt fra gang til gang? Er det ett enkelt budskap som kan forhåndsdefineres, eller er det behov for differensiert og/eller situasjonsspesifikk informasjon?
Mangel på kvalitet og presisjon i budskapet vil selvsagt være svært kristisk når varslingen når mange. Ta derfor en ekstra runde med kvalitetskontroll, og vurder særlig hva feil eller mangler i budskapet kan føre til.

Lag scenarier

Til slutt bør du gjøre en vurdering av hvilke faktorer som er viktigst for å sikre den ønskede effekten av varslingen i de ulike scenariene; det være seg hastighet, volum, treffsikkerhet eller informasjonskvalitet.

Kan du varsle med tilstrekkelig volum, treffsikkerhet og kvalitet så raskt at du får den ønskede effekten – altså slik at mottakerne kan nyttegjøre seg den? Dette siste spørsmålet er spesielt relevant i akuttfasen av plutselige uønskede hendelser, med uforutsigbare og situasjonsspesifikke forløp, som f eks PLIVO.

Teknologien er her. Spørsmålet er om orgaisasjonen har kompetansen til å vurdere muligheter mot behov på en tilfredsstillende måte.

Enkle varsligsøvelser

Det høres kanskje banalt ut, men dere må trene på å varsle. Til gjengjeld er dette øvelser som kan gjennomføres ofte og uten bruk av store ressurser eller med vesentlig avbrudd i arbeidet. 10-15 minutter er tilstrekkelig. Utgifter og tidsbruk er dermed bagatellmessige sammenlignet med hvilken effekt dette har for organisasjonen. Her er et forsalg til enkle, ukentlige varslings- og mønstringsøvelser. Sett tydelige mål for øvelsesserien, og legg opp til progresjon:

Øvelse 1 og 2: Deltakerne skal kjenne igjen, og kunne respondere uten unødig opphold, på innkalling til møte i krisestab.

Øvelse 3 og 4: Deltakerne skal, i tillegg til mottak og respons på varsling, logge seg inn i krisestøtteverktøyet og føre en kort eksempel-melding i loggen.

Øvelse 5 og 6: I tillegg til mottak og respons på varsel, skal deltakerne loggføre en eksempelmelding samt finne fram egen beredskapsplan.

Mål responstid både for enkeltpersoner og for gruppa. Gi tilbakemelding via mail og sørg for at dere måler framgangen fra øvelse til øvelse.