BCI Emergency Communications Report 2020

Modernste Technologie ermöglicht schnellere Kommunikation

Im diesjährigen BCI Emergency Communications Report wurde eine Zunahme der Organisationen festgestellt, die Alarmierungs- und/oder Krisenmanagement-Tools einsetzen – 67% gegenüber 59,3% im Jahr 2019. Die steigende Nutzung dieser Tools deutet darauf hin, dass sich viele Organisationen entschieden haben, auf spezialisierte Tools umzusteigen, anstatt sich auf die kostenlosen Angebote zu verlassen. Die Unternehmen, die ein solches Tool verwenden, sind in der Kommunikation deutlich schneller als die Unternehmen ohne.

Der Bericht zeigt außerdem, dass eine zunehmende Anzahl von Organisationen Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen gegenüber vor Ort installierten Softwareanwendungen bevorzugen. Fast zwei Drittel der Unternehmen (65,9%) entschieden sich für eine SaaS-Lösung, während weniger als ein Fünftel (19,5%) lokal installierte Software im Einsatz hat. Eine SaaS-Lösung kann dazu beitragen, eine nahtlose Notfallkommunikation über mehrere Geräte hinweg sicherzustellen. Außerdem kann ein solches Tool helfen, die oftmals problematische Adaption neuer Lösungen an bestehende Systeme zu umgehen. Ein Umstand, der von mehr als der Hälfte (51,2%) der Befragten im BCI 2019 Disruptive Technologies Report als Hindernis für die Einführung genannt wurde.

Fehlende Budgets sind der am häufigsten aufgeführte Grund, warum Unternehmen auf ein Notfall-Kommunikationstool verzichten. Mehr als ein Drittel (36,4%) gibt demnach an, dass ihnen kein Budget für entsprechende Lösungen zur Verfügung steht. Knapp ein Fünftel der Befragten (19,1%) war zudem der Ansicht, dass ihre Organisation zu klein für die Einführung einer solchen Software sei.

Mit Blick auf die Aktivierungsdauer von Kommunikationsplänen zeigt der Bericht, dass sich die benötigte Reaktionszeit der Unternehmen im Vergleich zum vergangenen Jahr verringert hat: Knapp ein Drittel der Befragten gaben an, dass sie ihren Plan innerhalb von fünf Minuten aktivieren können, gegenüber einem Fünftel im Jahr 2019. Darüber hinaus merkte eine kleine, aber signifikante Gruppe (1,6%) an, dass die Aktivierung bei ihnen gar keine Zeit in Anspruch nimmt, da IT-Systeme bzw. Regeln automatisiert eine Alarmierung auslösen. Nur 1% der Unternehmen gaben an, dass die Aktivierung ihres Notfall-Kommunikationsplans mehr als 12 Stunden dauert, im Vergleich zu 2,4% im Jahr 2019.

Der Faktor Mensch ist entscheidend für eine erfolgreiche Kommunikation

Der Bericht analysierte auch einige der wichtigsten kommunikativen Herausforderungen und stellte fest, dass der Mensch und nicht die Technologie die größte Hürde für die effektive Ausführung eines Notfallplans darstellt. Das Sammeln, Validieren und Austauschen von detaillierten Informationen ist die wichtigste Aufgabe für Organisationen während einer Notfallsituation, wobei die Kommunikation mit den Mitarbeitern an zweiter Stelle steht.

Menschliches Versagen ist die Hauptursache für das Scheitern eines Plans. Die Gründe liegen in der unzureichenden Information der Mitarbeiter und einem mangelnden Verständnis für die häufigsten Fehlerquellen. Mehr als die Hälfte der Unternehmen (54,2%) nennen die Kommunikation mit Mitarbeitern eine der größten Herausforderungen während eines Notfalls. Gleichzeitig halten jedoch weniger als zwei Drittel der Unternehmen (61,7%) die Kontaktinformationen von Mitarbeitern auf dem neuesten Stand.

E-Mail bleibt ein bevorzugtes Kommunikationsmittel in Krisensituationen

In Bezug auf die Kanäle ist die E-Mail nach wie vor das bevorzugte Kommunikationsmittel in allen Situationen, ob intern oder extern. Bei einem Netzwerk- oder Systemausfall sollte jedoch ein alternatives Kommunikationsmittel in Betracht gezogen werden, zumal Cyber-Angriffe eine häufige Ursache für Notfallsituationen sind.

Weitere Ergebnisse im Überblick

• Höhere Investitionen in Technologien und Schulungen führen dazu, dass 73,1% der Organisationen die angestrebte Reaktionszeit erreichen.
• Fast die Hälfte der Organisationen (41,4%) hat mittlerweile eine sichere Messaging-Anwendung in ihren Notfall-Kommunikationsplan integriert.
• Die Zahl der Organisationen, die ihren Notfall-Kommunikationsplan im vergangenen Jahr aktivieren mussten, ist geringfügig auf 71,6% (2019: 71%) gestiegen. Organisationen nutzen dieses Mittel zunehmend auch zur Optimierung von Prozessen und Abläufen.
• Unwetter/Naturkatastrophen und IT-/Telekommunikationsausfälle waren im vergangenen Jahr die häufigsten Gründe für die Aktivierung von Notfallkommunikationsplänen.
• Der Stellenwert der Unternehmenskommunikations- und PR-Abteilungen in Unternehmen ist entscheidend für die Wirksamkeit eines Notfall-Kommunikationsplans. Dies gilt insbesondere für größere Organisationen, die bei der Verbreitung falscher Informationen mit negativen Auswirkungen auf ihre Kundenreputation oder Aktienkurse rechnen müssen.

• Weniger als ein Viertel der Organisationen setzt derzeit IoT-Geräte ein, mehr als die Hälfte hat nicht vor, entsprechende Geräte einzuführen. Die Zahl der Organisationen, die die IoT-Technologie nutzen oder dies zumindest planen, ist in diesem Jahr jedoch um 5% auf 38,3% gestiegen (2018: 33,0%).
• Trotz der Zunahme internationaler Geschäftsreisen sind die Vorbereitungen für die reisenden Mitarbeiter überraschend gering: Nur etwas mehr als ein Drittel (39,7%) der Unternehmen verfügen über einen umfassenden Risikoplan für das Reisemanagement und weniger als die Hälfte (48,2%) stellen sicher, dass zuverlässige Kontaktinformationen für Mitarbeiter, die ins Ausland reisen, gesammelt werden.

Rachael Elliott, Leiterin des Bereichs Thought Leadership am BCI, über den diesjährigen Report:

„In unserer Forschung erleben wir nur selten eine so spürbare Verbesserung über die Jahre. Wir fühlen uns daher absolut bestärkt in unserer Arbeit, wenn wir sehen, dass die Investitionen in neue Technologien gepaart mit dem stärkeren Einsatz von Übungen und Schulungen zu positiven Veränderungen geführt haben. Das betrifft sowohl die Effektivität der Maßnahmen als auch die benötigte Zeit bis zur Aktivierung. Doch wieder einmal ist es menschliches Versagen, das die häufigste Ursache für das Scheitern von Plänen darstellt. Wir möchten die Organisationen dazu ermutigen, ihre Kontaktdaten auf dem neuesten Stand zu halten und den neuen Elan, den wir bei den Schulungen und Übungen wahrnehmen, aufrechtzuerhalten.“

Christian Götz, Mitbegründer der F24 AG und Vorstand für Vertrieb, Marketing und Personal, über den diesjährigen Report:

„Ich bin nach wie vor davon überzeugt, dass Krisenverantwortliche mit fundierter und adäquat implementierter Technologie kritische Situationen weitaus besser meistern können als ohne. Ich freue mich, dass wieder mehr Unternehmen als bisher (67%) eine Software oder ein Tool im Einsatz haben und damit nicht nur deutlich schneller sind, sondern auch von vielen weiteren Vorteilen profitieren. Technologie spielt eine entscheidende Rolle, um die Auswirkungen von Not- und Krisensituationen so gering wie möglich zu halten – und genau das ist letztlich unser Ziel.“

Über F24

F24 ist Europas führender Software-as-a-Service (SaaS) Anbieter für Resilienz. Mehr als 5.500 Kunden weltweit vertrauen auf die digitalen Lösungen von F24, die Unternehmen und Organisationen in allen Bereichen der Resilienz unterstützen. Die Lösungen decken die Bereiche Business Messaging, Servicebenachrichtigungen, Massenalarmierung, Incident- und Krisenmanagement sowie Governance, Risiko und Compliance (GRC) ab.

F24 unterstützt Kunden aus nahezu allen Branchen, von Energie, Gesundheitswesen, Industrie, Finanzwesen, IT, Tourismus und Luftfahrt bis hin zu einer Vielzahl von öffentlichen Organisationen. Durch die langjährige Praxiserfahrung im internationalen Umfeld zählt F24 heute zu den Experten für die Stärkung der Resilienz mit Hilfe digitaler Lösungen.

Gegründet wurde das Unternehmen im Jahr 2000 in München, wo sich auch der Hauptsitz der F24 AG befindet. Von den mehr als 20 Standorten in Europa und darüber hinaus betreuen F24-Experten heute Unternehmen und Organisationen in mehr als einhundert Ländern weltweit. Der Vorstand der F24 AG besteht aus dem F24-Mitbegründer Christian Götz und dem Vorstandssprecher Dr. Jörg Rahmer.

Im Juli 2020 wurde Europas führender Software-Investor Hg Mehrheitsaktionär der F24 AG. Seitdem wächst F24 in der zweiten Phase seiner Buy-and-Build-Strategie, um das Wachstum weiter zu beschleunigen und die Position als Marktführer in Europa auszubauen.

Im Jahr 2018 wurde F24 als erstes Unternehmen in Europa in den Gartner-Bericht für Notfall- und Massenbenachrichtigungssysteme (EMNS) aufgenommen und erfüllt die strengen Anforderungen dieses renommierten Instituts. Darüber hinaus ist F24 Teil der Forrester Wave™ für Critical Event Management Platforms Q4 2023, die sich mit den zehn wichtigsten Anbietern beschäftigt Dies macht F24 zu einem der relevantesten Anbieter von Resilienz weltweit.

Sicherheit hat für F24 oberste Priorität, weshalb die höchsten und modernsten Sicherheitsstandards gelten. Im Jahr 2010 hat F24 als erstes Unternehmen weltweit ihr integriertes Managementsystem für Informationssicherheit (ISMS) und Business Continuity (BCMS) durch “The British Standards Institution” (BSI) zertifizieren lassen. Seitdem sind die F24 AG und die meisten ihrer Tochtergesellschaften nach den Standards ISO/IEC 27001 und ISO 22301 zertifiziert. Neben jährlichen Audits durch ein unabhängiges akkreditiertes Institut erfolgten 2013, 2016, 2019 und 2022 erfolgreiche Re-Zertifizierungen nach den internationalen Standards ISO/IEC 27001:2013 und ISO 22301:2019.