BCI Emergency Communications Report 2020

Den nyeste teknologien muliggjør raskere kommunikasjon

Årets BCI Emergency Communications Report fant en økning i organisasjoner som bruker nødalarmerings- og/eller krisehåndteringsverktøy – 67 % sammenlignet med 59,3 % i 2019. Den økende bruken av disse verktøyene antyder at mange organisasjoner har valgt å gå over til spesialverktøy i stedet for å stole på de kostnadsfrie alternativene. Selskapene som bruker et slikt verktøy, er betydelig raskere i kommunikasjonen enn de som ikke bruker det.

Rapporten viser dessuten at et økende antall organisasjoner foretrekker Software as a service (SaaS) løsninger fremfor lokalt installert programvare. Nesten to tredjedeler av selskapene (65,9 %) valgte en SaaS-løsning, mens mindre enn en femtedel (19,5 %) bruker lokalt installert programvare. En SaaS-løsning kan bidra til å sikre en sømløs nødkommunikasjon på tvers av flere enheter. I tillegg kan et slikt verktøy bidra til å omgå den ofte problematiske tilpasningen av nye løsninger til eksisterende systemer. Mer enn halvparten (51,2 %) av respondentene i BCI 2019 Disruptive Technologies Report beskrev dette som et hinder for innføringen.

Manglende budsjetter er den hyppigst angitte årsaken til at selskaper gir avkall på et nødkommunikasjonsverktøy. Mer enn en tredjedel (36,4 %) oppga at de ikke hadde noe budsjett for tilsvarende løsninger. Nesten en femtedel av respondentene (19,1 %) var dessuten av den oppfatning at organisasjonen deres var for liten til å introdusere slik programvare.

Når det gjelder aktiveringstiden for kommunikasjonsplaner, viser rapporten at selskapenes reaksjonstid er redusert sammenlignet med året før: I underkant av en tredjedel av respondentene oppga at de kan aktivere planen sin innen fem minutter, sammenlignet med en femtedel i 2019. I tillegg bemerket en liten, men betydelig gruppe (1,6 %) at aktiveringen ikke tar noe tid hos dem fordi IT-systemer eller regler automatisk utløser en nødalarmering. Bare 1 % av selskapene oppga at det tok mer enn 12 timer å aktivere nødkommunikasjonsplanen deres, sammenlignet med 2,4 % i 2019.

Den menneskelige faktoren er avgjørende for vellykket kommunikasjon

Rapporten analyserte også noen av de viktigste kommunikasjonsutfordringene og fant at mennesker, ikke teknologi, er den største utfordringen for å effektivt gjennomføre en nødkommunikasjonsplan. Å samle, validere og dele detaljert informasjon er den viktigste oppgaven for organisasjoner i en nødssituasjon, mens det å kommunisere med personalet kommer på andreplass.

Menneskelig svikt er den viktigste årsaken til at en plan mislykkes. Årsakene er utilstrekkelig informasjon om medarbeiderne og manglende forståelse for de vanligste feilkildene. Mer enn halvparten av selskapene (54,2 %) oppgir kommunikasjon med medarbeidere som en av de største utfordringene i en nødssituasjon. Samtidig sørger færre enn to tredjedeler av selskapene (61,7 %) for at medarbeidernes kontaktinformasjon er oppdatert.

E-post er fortsatt et foretrukket kommunikasjonsmiddel i krisesituasjoner

Når det gjelder kanaler, er e-post fremdeles det foretrukne kommunikasjonsmiddelet i alle situasjoner, både internt og eksternt. I tilfelle nettverks- eller systemfeil bør man imidlertid vurdere et alternativt kommunikasjonsmiddel, spesielt siden nettangrep er en hyppig årsak til nødssituasjoner.

Flere funn i rapporten:

• Økt investering i teknologi og opplæring fører til at 73,1 % av organisasjonene oppnår ønsket reaksjonstid.
• Nesten halvparten av organisasjonene (41,4 %) har nå en sikker meldingsapplikasjon integrert i sin nødkommunikasjonsplan.
• Antall organisasjoner som måtte aktivere sin nødkommunikasjonsplan i fjor, steg litt til 71,6 % (2019: 71 %). Organisasjoner bruker i økende grad dette verktøyet for å optimalisere prosesser og prosedyrer.
• Uvær/naturkatastrofer og IT-/telekommunikasjonsfeil var de vanligste årsakene til å aktivere nødkommunikasjonsplaner i fjor.
• Betydningen av bedriftskommunikasjons- og PR-avdelinger i selskaper er avgjørende for effektiviteten av en nødkommunikasjonsplan. Dette gjelder spesielt for større organisasjoner som kan forvente negativ påvirkning på kundeomdømme eller aksjekurser hvis uriktig informasjon spres.

• Mindre enn en fjerdedel av organisasjonene bruker for tiden IoT-enheter, og mer enn halvparten har ingen planer om å introdusere tilsvarende enheter. Antall organisasjoner som bruker eller i det minste planlegger å bruke IoT-teknologi, har imidlertid økt med 5 % til 38,3 % i år (2018: 33,0 %).
• Til tross for økningen i internasjonale forretningsreiser er forberedelsene til medarbeidere som reiser, overraskende lav: Bare litt mer enn en tredjedel (39,7 %) av selskapene har en omfattende risikoplan for reisehåndtering og mindre enn halvparten (48,2 %) sørger for at pålitelig kontaktinformasjon blir samlet inn for medarbeidere som reiser utenlands.

Rachael Elliott, leder for Thought Leadership ved BCI, om årets rapport:

“I vår forskning opplever vi sjelden en så merkbar forbedring fra år til år. Det er derfor svært motiverende å se at investering i ny teknologi kombinert med økt bruk av øvelser og opplæring har gitt positive endringer. Det gjelder både tiltakenes effektivitet og tiden det tar å aktivere dem. Men nok en gang er det menneskelig svikt som er den hyppigste årsaken til at planer mislykkes. Vi vil oppmuntre organisasjonene til å holde kontaktinformasjonen oppdatert og å opprettholde den nye iveren vi ser på opplæringskursene og øvelsene.”

Christian Götz, medgründer av F24 AG og styremedlem for salg, markedsføring og personale, om årets rapport:

“Jeg er fortsatt overbevist om at de som er ansvarlige ved en krise kan håndtere kritiske situasjoner langt bedre ved hjelp av fornuftig og skikkelig implementert teknologi enn uten. Jeg er glad for at det igjen er flere selskaper enn tidligere (67 %) som bruker en programvare eller et verktøy og dermed ikke bare er betydelig raskere, men også drar nytte av mange andre fordeler. Teknologi spiller en avgjørende rolle for å redusere konsekvensene av nøds- og krisesituasjoner så mye som mulig – og det er til syvende og sist målet vårt.”

Om F24

F24 er Europas ledende leverandør av programvare som tjeneste (“Software-as-a-Service” – SaaS) innen ulykkes- og krisehåndtering, nødalarmering og virksomhetskommunikasjon. Med FACT24 tilbyr F24 en uhyre innovativ løsning som kunder over hele verden bruker til effektiv og vellykket håndtering av ulykker og nøds- og krisetilfeller. I tillegg har vi eCall-plattformen med løsninger for et høyt volum av konfidensiell kommunikasjon i bedriften.

F24 AG ble grunnlagt i 2000 og har hovedkontor i München. Sammen med datterselskapene støtter F24 AG mer enn 3000 selskaper og organisasjoner i mer enn 100 land over hele verden – i forbindelse med den daglige kommunikasjonen av konfidensielt innhold eller i tilfelle en krise. Dette gjør F24-gruppen til en av verdens ledende SaaS-leverandører for nødalarmering og krisehåndtering samt konfidensiell kommunikasjon for bedriftskunder.

Helt siden 2010 har F24-gruppen – som det første selskapet på verdensbasis – fått sitt integrerte administrasjonssystem for informasjonssikkerhet (ISMS) og driftskontinuitet (BCMS) sertifisert av The British Standards Institution (BSI). F24 AG samt flertallet av datterselskapene er sertifisert iht. ISO/IEC 27001 og ISO 22301. F24 er det første og eneste europeiske selskapet som står oppført i den Gartner-rapporten om Emergency/Mass Notification Services (EMNS).