Av: Bjørn H Stuedal, Senior Marketing Manager i F24 Nordics
Uansett om det er en naturkatastrofe, en pandemi, en terrorhendelse, ulykke eller driftsforstyrrelse, krever hver uønskede hendelse eller krise en nøye planlagt og koordinert respons. For å oppnå dette er en helhetlig tilnærming til kriseberedskap avgjørende. Dette er ikke en lineær prosess, men heller en evigvarende syklus som kan sammenlignes med et hjul. Dette beredskapshjulet består av flere faser, fra forebygging og planlegging til trening og øvelse, håndtering av hendelsen, varsling, kriseledelse, normalisering og til slutt evaluering og læring.
CIM støtter en helhetlig tilnærming både før, under og etter en hendelse i et helhetlig styringssystem – med risikostyring, sikkerhetsledelse, beredskap, krisehåndtering, kontinuitet og læring i ett og samme verktøy.
Del 1: Forebygging
1.1 Identifisering av trusler og risikofaktorer
Risikoanalyse er startpunktet for ethvert kriseberedskapsprogram. Det innebærer å identifisere potensielle trusler og risikofaktorer som kan påvirke samfunnet, organisasjonen eller enkeltindivider. Dette kan omfatte naturskapte hendelser som flom, jordskjelv, og ekstremvær, samt menneskeskapte hendelser som cyberangrep, terrorhandlinger og pandemier. En grundig risikoanalyse gir grunnlaget for all videre planlegging og beredskap.
Risiko og sårbarhetsanalyser kan utføres på flere måter og her bør du se nærmere på NS 5814 Uønskede hendelser, NS 5832 Villede handlinger og ISO 31000 Risikostyring
Du kan lese mer om hvordan du gjennomfører risikoanalyser i vår gratis e-bok Slik kommer du raskt i gang med risikovurdering
1.2 Vurdering av sårbarheter og konsekvenser
Etter å ha identifisert truslene, må du vurdere sårbarheter som eksisterer. Dette kan inkludere infrastruktur, økonomiske ressurser, samfunnsstrukturer og mer. Samtidig er det viktig å forstå konsekvensene en krise kan ha, både for mennesker, eiendom og omdømme. Dette stadiet krever grundig analyse og innsikt.
1.3 Risikoreduserende tiltak og forebyggende strategier
Basert på sårbarhetsvurderingen og konsekvensanalysen, er det på tide å implementere risikoreduserende tiltak og forebyggende strategier. Dette kan innebære bygningsforsterkninger, flomvern, brannsikkerhetstiltak eller IT-sikkerhetstiltak. Risikoreduserende tiltak og forebyggende strategier er designet for å minimere risikoen og forhindre at krisen oppstår i utgangspunktet.
Del 2: Planlegging – Beredskapsplaner for å møte uforutsette hendelser
2.1 Scenarioutvikling og planlegging
For å forberede deg på mulige krisescenarier, er det viktig å utvikle realistiske scenarier basert på risikoanalysen. Dette gir grunnlaget for utformingen av beredskapsplaner som inkluderer nødvendige tiltak og ressurser for å håndtere krisen. For mange organisasjoner vil det i denne fasen være fornuftig å involvere eksterne rådgivere. Men det viktigste er at denne prosessen er solid forankret internt og at alle berørte parter involveres for å sikre at planene er omfattende og realistiske.
2.2 Utvikling av Beredskapsplaner
Planleggingsfasen innebærer utvikling av konkrete beredskapsplaner basert på risikoanalysen og scenariene. Disse planene bør omfatte klare retningslinjer for hvordan organisasjonen skal håndtere ulike krisescenarier, inkludert roller og ansvar, beslutningsprosesser, ressursallokering og kommunikasjon.
Retningslinjene kan med fordel utformes som sjekklister og aksjonskort, som hjelper de som håndterer hendelsen med å kunne respondere raskt. Ferdige maler for første møte, statusmøter, for intern og ekstern informasjon, samt forberedte varslingsmaler og -tekster, vil gjøre hendelseshåndteringen enklere.
Du kan lese mer om utarbeidelse av beredskapsplaner i vår gratis e-bok Hvordan skrive en beredskapsplan
2.3 Ressursallokering og logistikk
Planlegging inkluderer også ressursallokering, noe som betyr at du må sikre at de nødvendige ressursene er tilgjengelige når de trengs. Dette kan omfatte medisinsk utstyr, forpleining, materiell, ekstra personell, med mer. Logistikken må være grundig planlagt for å sikre effektiv distribusjon av ressurser i en kanskje kaotisk situasjon.
Del 3: Opplæring, trening og øvelse
3.1 Opplæring
Trening og opplæring er avgjørende for å forberede personell til å håndtere kriser og for å sikre at alle involverte forstår sine roller og ansvar under en krise. Dette inkluderer også samspillet med nødetater, frivillige organisasjoner og ansatte i andre organisasjoner. Opplæring må gjennomføres jevnlig for å opprettholde kunnskapen og ferdighetene som kreves for effektiv krisehåndtering. Dette inkluderer både teoretisk kunnskap og praktiske ferdigheter som er nødvendige for å respondere effektivt.
3.2 Gjennomføring av øvelser
Øvelser er viktige for å simulere krisescenarier og teste beredskapsplanene i praksis. Dette hjelper med å identifisere svakheter i planene og gir mulighet for å korrigere dem før en faktisk krise inntreffer.
Du kan lese mer om utarbeidelse og gjennomføring av beredskapsøvelser i vår gratis e-bok Øvelser og trening
Del 4: Hendelse – Krisen inntreffer
Når en uønsket hendelse eller krise faktisk inntreffer, er det avgjørende å håndtere situasjonen raskt og strukturert.
4.1 Aktivering av Beredskapsplaner
Når en krise oppstår, må du kunne aktivere beredskapsplanene umiddelbart. Dette inkluderer iverksettelse av nødvendige tiltak og ressurser som er identifisert i planene. Dersom du har gjort en grundig jobb med risikoanalyse, har forberedt sjekklister og maler, samt trent beredskapsorganisasjonen i krisehåndtering, stiller organisasjonen langt bedre forberedt.
4.2 Kommunikasjon og samordning
Effektiv kommunikasjon og samordning er avgjørende under en krise. Det er nødvendig å holde berørte parter informert og koordinere responsen på tvers av ulike aktører.
Del 5: Varsling – Informasjon til berørte parter
Rask og presis informasjonsoverføring til berørte parter om situasjonen, kan redusere konsekvensene av en hendelse betydelig. Derfor er varsling og kommunikasjon avgjørende i håndteringen av en krise. Dette omfatter både varsling og mobilisering av nøkkelpersonell, informasjon til egne medarbeidere, samarbeidspartnere, kunder og øvrige involverte. Effektiv varsling forutsetter gode verktøy og godt forberedte varslingsmeldinger.
Du kan lese mer om effektiv varsling og utforming av varslingstekster i denne bloggartikkelen: Betydningen av meldingsinnholdet i krisevarsling: Hva du trenger å vite
5.1 Kommunikasjonsstrategi
En klar kommunikasjonsstrategi må være på plass for å sikre at riktig informasjon når riktig mottaker på riktig tidspunkt. Dette kan omfatte bruk av ulike kommunikasjonskanaler, fra tradisjonelle medier til sosiale medier og direkte varslingssystemer.
Du kan lese mer om krisekommunikasjon i våre gratis e-bøker og laste ned maler her:
Sjekkliste for krisekommunikasjon
Maler og sjekklister for mediehåndtering
Del 6: Kriseledelse – Koordinert håndtering
Under en krise er det nødvendig å etablere et kriseledelsesteam som tar avgjørelser og koordinerer innsatsen. Dette teamet bør bestå av nøkkelbeslutningstakere med kunnskap og erfaring i krisehåndtering. Kriseledelse er kjernen i responsen på en uønsket hendelse eller krise.
6.1 Beslutningsprosesser
Kriseledelse innebærer å ta raske og informerte beslutninger basert på tilgjengelig informasjon. Dette krever effektive beslutningsprosesser og klar kommunikasjon mellom de ansvarlige.
6.2 Koordinering av ressurser
Effektiv koordinering av ressurser er nødvendig for å sikre at nødvendige tiltak blir implementert i tide. Dette kan inkludere distribusjon av nødhjelp, redningsoperasjoner, medisinsk behandling og mer.
Del 7: Normalisering
Etter at en krise er over, er det avgjørende å raskest mulig komme tilbake til normalsituasjon.
7.1 Gjenoppretting
Gjenoppretting innebærer å gjenopprette normal drift så raskt som mulig. Dette kan omfatte reparasjon av skader, gjenoppretting av tjenester og støtte til berørte parter.
Del 8: Evaluering og læring – Kontinuerlig forbedring
Evaluering og læring er avgjørende for å forbedre kriseberedskapen på lang sikt.
8.1 Evaluering av Respons
Etter en krise må responsen evalueres grundig. Dette inkluderer vurdering av hva som fungerte bra og hva som kan forbedres. Lærdommene fra hver uønskede hendelse og krise bør føre til forbedringer i beredskapsplanene.
8.2 Oppdatering av beredskapsplaner
Basert på evalueringene må beredskapsplanene oppdateres for å ta høyde for de identifiserte forbedringsområdene. Dette innebærer også å inkludere lærdommene fra tidligere kriser for å sikre kontinuerlig forbedring.
Konklusjon
Helhetlig kriseberedskap er en kompleks, men avgjørende prosess som aldri slutter. Den går gjennom en rekke faser, fra forebygging til planlegging, trening og øvelser, håndtering av hendelser og kriser, varsling, normalisering, evaluering og læring. Denne evige syklusen sikrer at samfunn, organisasjoner og individer er best mulig forberedt på å håndtere kriser når de oppstår, samtidig som de kontinuerlig forbedrer sin beredskap. Kriseberedskap handler ikke bare om å reagere på kriser når de inntreffer, men også om å være proaktive i å forebygge og forberede seg på dem.
Bjørn H Stuedal
Bjørn H Stuedal er Senior Marketing Manager i F24 Nordics. Han har mer enn 25 års erfaring som rådgiver innen beredskap og krisekommunikasjon for offentlige og private virksomheter i Norge og Europa, i tillegg til 7 års erfaring som journalist. Stuedal har vært med på å designe løsninger for digital krisehåndtering helt fra slutten av 1990-tallet og har ledet implementeringen av slike løsninger for en rekke både nasjonale og internasjonale aktører. Han har utdanning innen markedskommunikasjon og PR fra BI Master of Management, samt innen Sosiale medier fra NTNU.
