Risikovurdering og sikkerhet ved arrangementer

Uavhengig av størrelse, krever alle arrangementer god planlegging. Ikke bare for gjennomføringen av programmet, men like mye for å sikre en trygg og vellykket opplevelse for alle involverte. Enten det er en liten sammenkomst, et bedriftsseminar, en konsert eller en festival, vil du ha en rekke ulike sikkerhetsutfordringer. Dårlig planlegging kan i verste fall føre til at mindre hendelser utvikler seg til uoversiktlige situasjoner, skader på besøkende og i verste fall eskalere til mer alvorlige hendelser. Derfor er det avgjørende å ha en systematisk tilnærming til risiko- og sikkerhetsarbeidet, så du beskytter publikum, ansatte og frivillige.

Hver type arrangement har sine egne utfordringer. Mindre private tilstelninger kan trenge grunnleggende sikkerhetstiltak, som brannvern og førstehjelpsutstyr, mens større arrangementer krever omfattende risikovurderinger, koordinering med nødetater og detaljerte evakueringsplaner. Uansett størrelse på arrangementet, er god planlegging og forutsigbare prosedyrer avgjørende.

Sikkerhet er ikke bare viktig for å unngå uønskede situasjoner, men også for å skape en god opplevelse for deltakerne. Når sikkerheten er godt ivaretatt, kan publikum nyte arrangementet uten bekymringer, og arrangørene kan fokusere på å levere en best mulig opplevelse. Dette gjelder alt fra god køstyring ved inngangene til effektiv varsling og krisehåndtering dersom noe uforutsett skulle skje.

Før arrangementet

Planlegging og organisering

Planlegging bør starte tidlig og dekke følgende områder:

• Informasjonsinnhenting: Gjennomgå tidligere erfaringer, vurder lokalet og identifiser potensielle utfordringer som vær, transport og sikkerhetstiltak. Forstå hvem målgruppen er og hvilke behov de har.
• Definere mål og strategi: Klare sikkerhetsmål hjelper deg med å lage en plan som inkluderer risikominimering, krisehåndtering og ansvarsfordeling. Sørg for at strategien er skalerbar og fleksibel.
• Ressursallokering: Sørg for tilstrekkelige midler, utstyr og personell til å håndtere arrangementet effektivt. Tydelig definerte budsjetter og økonomisk planlegging er viktige elementer.

Risikovurdering

• Identifisere potensielle farer: Dette inkluderer alt fra tekniske feil og naturforhold til menneskelige faktorer som overforbruk av alkohol eller store folkemengder. En risikoanalyse bør dekke både sannsynlige og usannsynlige, men alvorlige hendelser.
• Utføre en risikovurdering: Vurder sannsynligheten for ulike hendelser og deres potensielle konsekvenser. Bruk enkle risikomatriser for å prioritere tiltak. Sørg for at risikoanalysen er dynamisk og justeres fortløpende. (Se hvordan du kan bruke ROS-modulen i FACT24 CIM her)

• Risikoreduserende tiltak: Sørg for tiltak som publikumsstyring, vakthold, tydelige rømningsveier og medisinsk beredskap. Opprett kontrollpunkter og sikkerhetssoner.
• Oppdatering og testing av sikkerhetsplaner: Gjennomfør øvelser for å teste og oppdatere planer, og sørg for at både ansatte og frivillige vet hvordan de skal handle i ulike situasjoner. Gjennomfør simuleringsøvelser med de relevante aktørene.

Tillatelser og dialog med myndigheter

• Samarbeid med relevante aktører: Kontakt politi, brannvesen og helsemyndigheter dersom arrangementet krever offentlig godkjenning. Opprett en tydelig kommunikasjonslinje med myndighetene.
• Innhente nødvendige tillatelser: Dette kan inkludere bruk av offentlige arealer, serveringstillatelser og lyd- eller miljøgodkjenninger. Sørg for at all dokumentasjon er tilgjengelig og lett forståelig.

Infrastruktur og logistikk

• Planlegging av området: Riktig plassering av innganger, utganger, nødutganger og publikumsområder bidrar til god flyt og trygghet. Ta hensyn til universell utforming for tilgjengelighet for alle.
• Strøm og vannforsyning: Ha backup-løsninger for strømbrudd og tilstrekkelig sanitærkapasitet. Kontroller at alle tekniske systemer fungerer optimalt.
• Transport- og trafikksikring: Sørg for at publikum kan komme seg trygt til og fra arrangementet. Koordiner kollektivtransport og parkeringsmuligheter. Vurder behov for ekstra merking og skiltbruk, samt behov for vakter og trafikkstyring (parkeringsvakter, etc).

Opplæring og bemanning

• Tydelige roller og ansvar: Alle involverte, fra frivillige til sikkerhetspersonell, må vite hva deres oppgaver er. Dette sikrer at oppgaver blir utført effektivt.
• Førstehjelpskurs og sikkerhetsopplæring: Alle involverte, fra frivillige til sikkerhetspersonell bør kunne grunnleggende førstehjelp og vite hvordan de håndterer evakueringer og andre nødsituasjoner.
• Sikkerhetsøvelser: Simulering av mulige hendelser gir verdifull erfaring og forbereder teamet på faktiske situasjoner. Bruk realistiske scenarioer.

Under arrangementet

Oppbygging og gjennomføring

• Strukturert rigging av utstyr: Sørg for at scener, lys og høyttaleranlegg monteres sikkert. Følg gjeldende HMS-standarder.
• Kontroll av adgang og innganger: Unngå overbelastning ved å ha godt organiserte køsystemer og billettkontroller. Bruk moderne adgangskontrollsystemer (Se Checkin.no)

Publikumshåndtering

• Effektiv informasjonsflyt: God skilting, vakter og infopunkter bidrar til at publikum vet hvor de skal. Digitale informasjonstavler kan være nyttige.
• Unngå overfylte områder: Sikkerhetspersonell bør overvåke publikumsbevegelser og gripe inn ved behov. Strategisk plasserte vakter kan bidra til økt kontroll.

Krisehåndtering og respons

• Beredskapsteam: Etabler dedikerte team som kan håndtere akutte situasjoner. Utpek ansvarlige personer for nødsituasjoner.
• Evakueringsprosedyrer: Vær forberedt på å evakuere raskt ved brann, terrortrusler eller tekniske feil. Ha tydelige evakueringsplaner og forhåndsdefinerte møtepunkter. Sørg for at evakueringsplan og møtepunkter er kjent for alle deltakere.
• Samarbeid med nødetater: Hold løpende kontakt med politi og ambulansepersonell dersom det oppstår alvorlige situasjoner. Kommunikasjonskanalene må være tydelige.

Sanitet og førstehjelp

• Tilstrekkelig medisinsk beredskap: Ha førstehjelpsstasjoner strategisk plassert, samt lett tilgjengelig vann og hvileområder. Plasser medisinsk personell i ulike soner.
• Overvåking av helse- og sikkerhetstilstanden: Vakter og helsepersonell bør følge med på mulige helseproblemer blant publikum. Tidlig varsling kan forebygge alvorlige hendelser.

Etter arrangementet

Nedrigging og opprydding

• Sikker demontering av utstyr: Alt teknisk utstyr må fjernes trygt for å unngå skader. Følg en sjekkliste for sikker demontering.
• Avfallshåndtering: En miljøvennlig plan for avfall bør være en del av arrangementets strategi. Sorter avfall korrekt.

Evaluering og tilbakemelding

• Oppsummering av sikkerhetstiltak: Gå gjennom hva som fungerte godt og hva som kan forbedres til neste arrangement. Dokumenter læringspunkter.
• Tilbakemeldinger fra ansatte og deltakere: Bruk spørreundersøkelser eller møter for å få verdifulle innspill. Evaluering gir grunnlag for forbedring.

---

LES MER:

DSB har laget en meget omfattende veileder for de som skal gjennomføre større arrangementer. Denne kan lastes ned gratis her: https://www.dsbinfo.no/dsbno/2017/tema/veileder-for-sikkerhet-ved-store-arragementer/.

Denne veilederen gir en grundig gjennomgang av viktige sikkerhetsprinsipper og dekker sentrale temaer som planlegging, risikovurdering, infrastruktur, publikumsflyt og beredskap. Ved å følge disse rådene kan arrangører skape trygge og vellykkede arrangementer for alle involverte.