En dedikert programvare for å håndtere uønskede hendelser og kriser, kan hjelpe deg med varsling, rask kommunikasjon og riktig håndtering. Du kan velge modulbaserte løsninger egnet for skreddersøm og optimal tilpasning til din organisasjon, eller du kan velge standardiserte, enklere løsninger som raskt kan implementeres. Sistnevnte passer spesielt for litt mindre organisasjoner.
Her er ti viktige punkter du må vurdere når du skal anskaffe en standard beredskapsløsning.
En beredskapsløsning:
1 – bør være nettbasert og alltid tilgjengelig
En beredskapsløsning må være tilgjengelig når du trenger det. Det betyr at du må kunne stole på at du har tilgang også utenfor vanlig arbeidstid, og når du er utenfor kontoret. Du må kunne legge inn dine unike varslings- og krisehåndteringsscenarier, slik at du kan iverksette varsling på SMS, push-meldinger og talebeskjeder, sette opp telefonkonferanser eller aktivere informasjonstelefoner – uansett når på døgnet en hendelse oppstår, og også når du befinner deg utenfor din ordinære arbeidsplass.
2 – bør være en SaaS-løsning (Software-as-a-Service) atskilt fra din egen infrastruktur
En beredskapsløsning bør ikke kreve ekstra maskinvare eller programvare for å kunne brukes. Du bør kunne utføre oppgavene fra en bærbar eller stasjonær PC, nettbrett eller smarttelefon. Alle tjenestene bør driftes på eksterne systemer som ikke belaster bedriftens egen telefoniløsning ved uønskede hendelser. Dette reduserer risikoen for at bedriftens eget system skal påvirkes eller slutte å fungere.
3 – må være rask og enkel å bruke
En beredskapsløsning må ha et grensesnitt som er enkelt og intuitivt og leder deg gjennom menyen trinn for trinn. Det bør også ha integrert validitetssjekk som kontrollerer om scenariene for krisehåndtering og varsling av uønskede hendelser er lagt inn korrekt, eller om noen innstillinger må endres. I en krisesituasjon må et forhåndsdefinert scenario kunne aktiveres i løpet av sekunder, fra ulike enheter som telefon, mobilenhet, smarttelefon eller PC.
4 – skal gjøre deg klar til å reagere – uansett tid, sted og hendelse
En beredskapsløsning bør kunne gi deg stor fleksibilitet. Du må kunne endre egne innstillinger for scenariene for varsling og krisehåndtering, og umiddelbart kunne tilpasse dem til dine spesifikke behov – for hendelsen kan være helt annerledes enn det som har vært forberedt. Du må videre ha mulighet til selv å kontrollerer håndteringen og administrasjonen av bedriftens kontaktopplysninger, for å kunne oppdatere og endre de raskt.
5 – skal gi deg mulighet til å sende varsler raskt – uten begrensninger
En beredskapsløsning må gi deg mulighet til å aktivere alarmer eller varslinger til store gruppe i løpet av sekunder. For å få det til, må du ha tilgang til tilstrekkelig med parallelle kanaler, som gjør det mulig å varsle alle mottakere samtidig. Du bør også ha mulighet for – i sanntid – å se hvilke personer som er varslet, når de ble varslet, og om de har gitt noen tilbakemeldinger (f.eks. ankommer stedet om et antall minutter).
6 – må være pålitelig – med høy grad av tilgjengelighet
En beredskapsløsning må ha et omfattende sikkerhetssystem med backup og redundante strukturer i hele prosesskjeden (steder – systemer – nettleverandører). Leverandøren må samtidig levere alt vedlikehold og all teknisk support som kreves for at du skal ha en driftssikker løsning. Du bør sette krav om garantert tilgjengelighet på minst 99,5 prosent!
7 – må være sikker og sikre dine data
En beredskapsløsning vil inneholde sensitiv informasjon og persondata. Du bør derfor velge en leverandør som har sertifisering for sine integrerte informasjonssikkerhetssystemer (ISMS) og beredskapssystemer (BCMS). Videre bør du velge en leverandør som garanterer at alle data lagres i Europa og kan garantere at personvernet er sikret, og alle forpliktelser etter GDPR er oppfylt.
8 – må kunne gi deg tilgang over hele verden
En beredskapsløsning må være en nettbasert tjeneste som er tilgjengelig over hele verden. Enten fordi du har behov for å aktivere varsling og mobilisering fra utlandet, eller for å kunne ivareta medarbeidere som befinner seg ulike steder i verden.
9 – bør ha transparente kostnader
En beredskapsløsning bør være SaaS-basert, slik at du unngår høye investeringskostnader. Du bør se etter en løsning som tilbyr full kostnadskontroll til enhver tid, slik at du får forutsigbar budsjettering, og er sikret alle oppdateringer automatisk og uten ekstra kostnad.
10 – bør komme fra en solid leverandør
En beredskapsløsning bør leveres av en tilbyder som har solid økonomi og referanser fra ulike kunder i flere bransjer. Det vil sikre stabilt samarbeid, fra en samarbeidspartner som kan bistå med ekspertise og personlige kundestøtte. Leverandøren bør tilby internasjonale supportteam som er tilgjengelige for å svare på spørsmål og kan tilby kundestøtte, døgnet rundt.
Last ned gratis E-bok: Hvordan skrive en beredskapsplan
Proaktiv krisehåndtering med FACT24
FACT24 møter alle disse ti kravene. Dette er en avansert, men likevel enkel og brukervennlig beredskapsløsning som gir støtte for integrert varsling og håndtering av uønskede hendelser og kriser.
FACT24 muliggjør rask og profesjonell kommunikasjon og rask handling, som kan bidra til å forhindre katastrofer og tap av økonomiske verdier eller omdømme.
FACT24 kan leveres som standard installasjon på under 48 timer.
FACT24 leveres av F24, Europas ledende Software-as-a-Service (SaaS)-leverandør for hendelses- og krisehåndtering, varsling og forretningskommunikasjon.
Les mer om FACT24
Ønsker du å vite mer om F24s løsninger for varsling og krisehåndtering, ta kontakt med oss!
Gratis e-bøker
Synes du det er vanskelig å komme i gang med ROS-analyse og beredskapsplanlegging, eller har du behov for å vite mer om hvordan du skal sikre god beredskap, varsling og krisekommunikasjon?
Våre gratis e-bøker gir deg en rekke gode råd og tips.
