Jeg skal gi deg noen tips du kan ta med deg videre i arbeidet med å få varslingsrutiner og-ferdigheter på plass i din organisasjon.
En brann er ikke tull, du må ringe en-en-null
Har du fått en tyv på do, skal du ringe en-en-to
Har du veldig vondt et sted, må du ringe en-en-tre
Det er lett å huske det.
Slik lærer barna våre å varsle rett aktør når uhellet er ute. Når sant skal sies, er det også en og annen voksen som endelig har fått tingene på plass ved hjelp av denne sangen. Hvorfor jeg trekker fram en barnesang i forbindelse med profesjonell krisehåndtering, er fordi den på mange måter følger prinsippene for effektiv varsling ved uønskede hendelser.
Last ned vår gratis e-bok om varsling
Deteksjon
Du må altså vite at noe har skjedd, eller er i ferd med å skje, før det er aktuelt å varsle. Dette forutsetter velfungerende interne kanaler. Overvåking og alarmfunksjoner gir verdifull støtte. Ved å sammenstille informasjon kan man oppdage en uønsket utvikling og iverksette tiltak for å stoppe/snu utviklingen. Eksempler på slik varsling er at media melder om hendelser som kan få følger for bedriften; interne kilder har oppdaget en ukontrollert utvikling; etterretningen har kommet over driftsensitiv informasjon.
Dette skjer altså før det er aktuelt å foreta en varsling om uønsket hendelse. På dette stadiet har man altså verken sett snurten av en tyv på do, eller oppdaget smerter noe sted.
Last ned vår gratis guide til avvikshåndtering
GODE VARSLINGSRUTINER
Gitt nå at du via dine interne kanaler har oppdaget “en tyv på do”. Barna har lært seg at da skal man ringe 112. Er organisasjonen din like bevisst på hvem som skal varsles ved uønskede hendelser? Disse punktene bidrar til å øke denne bevisstheten.
Hvem skal varsles?
I beredskaps- og krisesammenheng er man alltid avhengig av grundige forberedelser. Effektiv varsling forutsetter at man har analysert virksomheten og kartlagt hvilke mulige trusler som rår. Den aktuelle hendelsen vil i stor grad bestemme hvem som skal varsles. Et hull i brannmuren vil utløse en begrenset, intern varsling, mens et forurensende utslipp varsles med et langt større omfang.
En virksomhet med god beredskap har faste rutiner på hva som skal varsles og hvem som skal varsles. Uansett vil viktige funksjoner som beredskapsorganisasjon, ledelse og pressekontakt nesten alltid være mottakere av en varsling. Disse vil avgjøre hvorvidt hendelsens potensiale fører til større mobilisering eller ikke.
Hva er formålet med varslingen?
En mobilisering handler om å skaffe ressurser så tidlig som mulig for å få kontroll på situasjonen som har oppstått. Det er gjerne lite informasjon tilgjengelig på dette tidspunktet. Det er derfor vanskelig å avgjøre omfanget av hendelsen og hvilke ressurser som trengs. Da er det viktig å tenke stort nok. Ta utgangspunkt i et worst case scenario og varsle deretter, så kan du nedskalere når du har fått full oversikt over hendelsen. Det er ingen grunn til å mangle ressurser på grunn av for snever varsling.
En varsling kan også være rent informativ eller for å forberede ansatte på at noe kan skje. Er det meldt kraftig vind og store nedbørsmengder, kan det være aktuelt å varsle sentrale personer om at de kan bli innkalt på kort varsel i helgen.
Hvordan varsler du?
Barna lærer at de skal ringe et bestemt telefonnummer. Det er det sikreste også i profesjonell sammenheng. Du vet at rette vedkommende har fått og forstått beskjeden, og du har muligheten til å gi utfyllende informasjon.
I større virksomheter vil det være flere som har behov for melding, og telefonoppringning blir lite effektivt. E-post, SMS og talemeldinger er gode alternativer, men hver situasjon krever at den som varsler vurderer hva som er effektivt nok.
Den gyldne regelen har vært å varsle via talemelding dersom du vil ha hurtig respons, mens SMS er godt egnet for ytterligere info. Dette gjelder fortsatt, men det siste året har også såkalte pushvarsler, dvs. varsler via en app over datanettet, blitt mye mer vanlig. Slike apper gir ofte også svært rask varsling og konkurrerer i så måte med talemeldinger. Men velg en app med samme fokus på informasjonssikkerhet som ved tradisjonell varsling.
Uansett må man sikre en god kvitteringsrutine, slik at man kan kontrollere at meldingen er kommet fram til rette vedkommende.
Man kan lage ferdig meldingsmaler som sikrer at varslingene blir sendt på riktig måte hver gang. Disse finnes i virksomhetens krisehåndteringssystem og er alltid oppdaterte og klare til bruk. Slik kan du forenkle, effektivisere og kvalitetssikre varslingsrutinene dine.
Har du rett kontaktinfo?
De faste numrene til redningsetatene gjør barnesangen vår allmenngyldig til neste store reform. Virkeligheten i de fleste virksomheter er at ansatte kommer og går, funksjoner endres og ansvar overføres til nye stillinger. Kontinuerlig. Et vedlikeholdsregime for kontaktinfo er derfor helt nødvendig for å beholde kvaliteten og aktualiteten i en beredskapsplan.
Vi snakker om to forhold: Individets rolle/funksjon og kontaktinformasjon. Begge må være helt oppdatert. Et digitalt beredskapssystem oppdaterer kontaktinfo enkelt mot virksomhetens HR-system. Hvorvidt personene er aktuelle for varsling er en annen sak – dette må oppdateres og vedlikeholdes.
Du må øve på varsling
Barna synger sangen sin om og om igjen til de har lært hvilken hendelse som hører til hvilket telefonnummer. Dette er virkelig forbilledlig, og kan overføres direkte til profesjonell krisehåndtering. Organisasjonen din må øve på å håndtere uønskede hendelser. Resultatene fra øvelsene må føre til oppdateringer i beredskapsplanen og endrede rutiner.
En person som varsler for første gang under en skarp situasjon representerer en sikkerhetsrisiko. Ved å øve varsling, får man testet vurderingsevne, kommunikasjonslinjer og tekniske systemer. Den tryggheten det skaper er meget verdifull dersom en skarp situasjon oppstår.
Eskil Leirbekk
Eskil jobber som Product Manager i F24 Nordics. Han har bakgrunn fra Luftforsvaret og forsvarsindustrien og har en bachelorgrad i beredskap og krisehåndtering.
