Innad i en beredskapsstab må man etablere enkle og tydelige regler for hvordan man skal kommunisere. Når ulykken er ute, er det de første minuttene som er utslagsgivende for hvordan krisen håndteres. Da er det viktig at relevant informasjon er tilgjengelig. Men like viktig er det at alle involverte forstår den.
Vi har tidligere skrevet at den initielle krisehåndteringen veldig ofte svikter. Små, relativt enkle og forutsigbare oppgaver blir håndtert på klumsete vis. Følgefeil og ditto dårlig kontroll på krisens utvikling er vanlig.
Et moderne krisestøtteverktøy er meget kraftfullt og en utrolig god plattform å jobbe fra. Det er først og fremst et sted hvor all relevant informasjon finnes og er tilgjengelig for dem som har oppgaver å løse. Dernest gir den en ypperlig struktur for arbeidet og oversikt over hvem som skal gjøre hva. Hvis noen har tatt jobben med (og har kompetansen til) å mate inn de riktige opplysningene og trimme organisasjonen slik at ansvar og arbeidsoppgaver er riktig fordelt.
Samarbeid som fungerer
Snakker dere samme språk, dere som jobber med beredskap og krisehåndtering i organisasjonen? En forutsetning for å kommunisere godt i en beredskapsstab er at medlemmene kjenner sine roller og vet hvor de kan hente nødvendig informasjon til å utføre sine arbeidsoppgaver. Da har man også et grunnlag for å ta gode beslutninger.
Les også:
Moderne organisasjoner har gjerne flere avdelinger lokalisert på forskjellige steder. Det digitale krisestøtteverktøyet legger til rette for at medlemmene i beredskapsstaben jobber såkalt distribuert. Logging, rapportfunksjoner og møtereferater bidrar til å holde oversikt og at alle er oppdatert.
Beredskapsleder har ansvaret for å kalle inn til førstemøte. En viktig forutsetning for god kommunikasjon og effektiv gjennomføring er at det er en fastsatt agenda. Det gjelder uansett hendelse. Dermed vet alle hva som skal behandles, de er godt forberedt og kan bidra på sine områder. Det samme gjelder når kriseleder kaller inn til neste statusmøte. Da har møtedeltakerne ansvar for å stille oppdaterte.
Knapphetsfaktorer
Tiden er knapp når en uønsket hendelse oppstår. Beredskapsstaben har sjelden tid til å skaffe all informasjonen man burde hatt. Man må ta beslutninger basert på den man faktisk har. Men den må være korrekt og forståelig! Her kommer tiltakskortene inn i bildet. Disse definerer klare oppgaver til hver funksjon. De er skrevet på et klart, nesten stikkordsmessig format og er en sjekkliste som gjelder uansett hva slags type hendelse man står overfor. Tiltakskortene har også enkel funksjonalitet for å tildele oppgaver til andre medlemmer.
Fra artikkelen Hvor mye informasjon skal du ha med i et tiltakskort? har jeg hentet dette avsnittet: Skriv kortfattet, nærmest i stikkordsform, og vær konkret. “Varsle interne ressurser”, “Gjennomfør stabsmøte”, eller “Klargjør beredskapsrom” er tilstrekkelig. Den som har ansvaret for denne funksjonen skal være så drillet at han eller hun vet hvordan oppgaven skal løses. I tilfeller der man trenger ytterligere opplysninger, for eksempel en sjekkliste, er dette tilgjengelig i den totale beredskapsplanen. Et støttedokument kan inneholde utstyr og beskrivelse knyttet til klargjøring av beredskapsrom. En møtemal for stabsmøte kan være tilgjengelig i beredskapsprogramvaren eller i en perm.
Hvordan blir man god?
Kommunikasjon innad i beredskapsstaben handler om basisferdigheter. De kan trenes uten bruk av store ressurser. Vi har samlet et knippe skrivebordsøvelser her: E-bok: Øvelser og trening som beredskapsgruppa jevnlig kan øve på. Varsling og annen initiell krisehåndtering må også øves jevnlig.Sjekk at de som skal motta varsling faktisk mottar den, og at kvitering/tilbakemelding fungerer. Sørg også for at du har rett tilgangsnivå, og at du behersker de funksjonene du trenger i verktøyet.
Jan Terje Sæterbø
Jan Terje Sæterbø er sikkerhetsleder i F24 Nordics. Han har vært med på å designe løsninger for digital krisehåndtering helt fra slutten av 1990-tallet og har ledet implementeringen av slike løsninger for en rekke både nasjonale og internasjonale aktører. Han har bakgrunn fra forsvaret og har mange års erfaring fra IT-bransjen både som leder og prosjektleder. Han har en bachelorutdannelse i beredskap og krisehåndtering fra Høgskolen i Innlandet og en master i kriseledelse og beredskap fra Nord Universitet.
Book en demo:
Avtal en uforpliktende demo
Hvordan kan CIM bidra i din organiasjon
