Uansett hvilken type arrangement du skal gjennomføre, er målet gjerne å skape gode opplevelser for de som deltar. Men når du samler mange mennesker på et begrenset areal, er det dessverre også en risiko for at små eller store hendelser kan få uønskede konsekvenser. For å sikre gode, og trygge, opplevelser, er derfor grundig og detaljert planlegging viktig.
Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) har laget en egen Veileder for sikkerhet ved store arrangementer.
En av de store utfordringene du ofte står overfor som arrangør, er at du ikke har en fast stab som er vant til å arbeide sammen i det daglige.
– På større arrangementer er ofte arrangørstaben en blanding av faste og midlertidige ansatte, frivillige, og en rekke ulike underleverandører og samarbeidspartnere som ikke er vant til å jobbe sammen. Å bygge felles forståelse for sikkerhet og beredskap er derfor ikke like lett som på en ordinær arbeidsplass. Ved hjelp av CIM har vi imidlertid klart å bygge felles situasjonsforståelse mellom alle nøkkelpersoner under gjennomføring og ved hendelser, sier Lars Magne Hovtun.
Hovtun har erfaring fra blant annet Forsvaret og Oslo brann- og redningsetat, og er i dag seniorrådgiver i Næringslivets sikkerhetsråd. De siste årene har han hatt sikkerhets- og beredskapsansvar ved en rekke større arrangement i Norge, for eksempel energimessen ONS i Stavanger, Oslo Energy Forum, og NHOs årskonferanse.
– I tidligere jobber har jeg primært brukt CIM som et tradisjonelt krisehåndteringsverktøy, der stabens medlemmer utveksler felles situasjonsforståelse gjennom blant annet loggføring, tiltakskort, og planverk. Jeg skal være ærlig på jeg ofte har sett at brukerterskelen har vært litt høy for denne bruken. De utrolig mange mulighetene i CIM har av og til virket forvirrende på kollegaer, sier Hovtun, og fortsetter:
– Denne erfaringen har jeg tatt med meg inn i sikkerhets- og beredskapsarbeidet på større arrangementer. Hvis CIM skal fungere i disse situasjonene, er brukerterskelen nødt til å være lik null. Å trene opp alle i den midlertidige arrangørstaben til å bli proff-brukere i CIM er rett og slett ikke et realistisk alternativ.
I praksis betyr det utstrakt bruk av push-funksjoner, det vil si at deltakere, samarbeidspartnere, arrangørstab, og andre interessenter får tilsendt informasjon på SMS og e-post gjennom meldingsmodulen i CIM – i kombinasjon med en enkel og super-intuitiv arbeidsflate, og strengt begrensede muligheter til å trykke seg vill i menyen.
Erfaringen med å jobbe ut fra forutsetningen om at brukerterskelen skal være svært lav, tror Hovtun har stor overføringsverdi til også annet beredskapsarbeid:
– Et annet strategisk valg jeg har tatt er å krysskoble andre datasystemer på arrangementet inn i CIM, heller enn å bygge opp og vedlikeholde all info i CIM alene. Det har noen svakheter, men de overveies av fordelene. Helt konkret: Gjestelister fra adgangshåndteringssystemene genereres automatisk fra et annet system. I stedet for å flytte disse dataene inn i CIM manuelt, har jeg lenket til adgangssystemets alltid oppdaterte og digitale gjesteliste – slik at de er lett tilgjengelige ved behov. Tilsvarende har jeg samlet alle viktige lenker til Google- og Office-dokumenter i CIM. Da er alt samlet i CIM, og alt er oppdatert, uten at jeg har hatt en stor kamp med alle andre om å få dem til å bruke CIM til sine daglige gjøremål. I en krisesituasjon er de lett tilgjengelige og synlige for alle.
